Oprettelse af Pivottabeller

Alle opsummeringer, du har oprettet indtil nu — SUMIFS efter kategori, COUNTIFS efter status, AVERAGE over et interval — krævede, at du skrev formler. Hver formel var designet til ét specifikt spørgsmål. For at besvare et andet spørgsmål skrev du en anden formel.

En pivottabel fjerner denne begrænsning. I stedet for at skrive beregninger, trækker du felter ind i områder, og Excel laver opsummeringen med det samme. Vil du ændre, hvordan dataene grupperes? Træk et andet felt. Ønsker du totaler i stedet for gennemsnit? To klik. De samme rådata kan omorganiseres til adskillige forskellige opsummeringer uden at ændre en eneste formel.

Før du opretter en pivottabel, skal dataene være struktureret korrekt. Én variabel pr. kolonne, én post pr. række, og hver kolonne tydeligt mærket. Datasættet i dette kapitel er en tabel med salgstransaktioner fra en detailvirksomhed — hver række er ét salg.

Oprettelse af en pivottabel

1. Sørg for, at dine data er formateret som en Excel-tabel (Ctrl+T). Dette gør, at pivottabellen opdateres automatisk, når der tilføjes nye rækker;
2. Klik på en vilkårlig celle i tabellen. Gå til Indsæt-fanen → Pivottabel. Excel registrerer automatisk hele tabellen som datakilde;
3. I dialogboksen vælges Nyt regneark. Dette holder rådata og analyse adskilt — kildetabellen ændres aldrig;
4. Klik på OK. Excel åbner et nyt regneark med en tom pivottabel og Pivottabelfelter-panelet til højre. To nye grønne faner — Pivottabelanalyse og Design — vises i båndet.

Panelet PivotTable-felter

Panelet PivotTable-felter har fire placeringszoner. Placeringen af et felt afgør, hvilken rolle det spiller i oversigten — om det grupperer rækkerne, opretter kolonner, aggregerer en værdi eller filtrerer hele tabellen.

Ændring af aggregeringsmetode

Værdier-området bruger som standard SUM for numeriske felter. Men det samme Revenue-felt kan opsummeres på seks forskellige måder — og det tager kun to klik at skifte mellem dem. Dette er en af de ting, pivottabeller kan gøre, som formler ikke kan: Et enkelt felt kan besvare flere forskellige spørgsmål uden at skulle omskrives.

Sådan ændres det: I panelet PivotTable-felter, klik på dropdown-menuen ved siden af feltet i Værdier-området → Indstillinger for værdifelt → vælg Sum, Gennemsnit, Antal, Min, Maks osv. → OK.