Datatyper og Celleindhold

Hver ny celle i Excel har som standard Generelt format — et fleksibelt standardvalg, der forsøger at gætte indholdstypen.

De fem typer, du vil bruge mest, og hvordan du hurtigt kan kende forskel:

• Generelt (standard): intet specifikt format tildelt;
• Tekst: venstrejusteret — bruges aldrig i beregninger;
• Tal: højrejusteret — bruges i beregninger;
• Valuta: pengeværdier med symbol, tal med finansiel formatering;
• Dato: kalenderdatoer (gemt som heltal), muliggør sortering, subtraktion og tidsberegning.

Hver dato gemmes som et heltal — et serienummer, der tæller dage siden 1. januar 1900. "Datoformatet" er blot en visningsmaske oven på dette heltal. Derfor kan du trække datoer fra hinanden, sortere dem kronologisk og beregne tidsforskelle.

Da datoer er tal, er datoberegning blot subtraktion. =B2-A2, hvor begge celler indeholder datoer, giver antallet af dage mellem dem. Ingen speciel funktion er nødvendig.

Symbolet ###

Når en celle viser ###, er værdien korrekt, men kolonnen er for smal til at vise den. Dette sker oftest med datoer og valutaværdier.
Løsning: dobbeltklik på kolonnegrænsen i overskriftsrækken for automatisk tilpasning, eller træk grænsen for at gøre den bredere manuelt. Selve dataene forbliver uændrede.

Hvad kan en celle ellers indeholde?

Ud over indtastede værdier kan Excel-celler indeholde tre andre typer indhold — hver indsættes fra fanen Indsæt, gruppen Illustrationer:

• Billede: et foto eller en grafik indsat fra din enhed eller online. Flyder over gitteret — ikke bundet til en enkelt celle, medmindre du bruger "Placer i celle" (Excel 365);
• Ikon: et skalerbart vektorikon fra Excels indbyggede bibliotek. I modsætning til billeder er ikoner opløsningsuafhængige og kan omfarves. Indsæt via Indsæt → Ikoner;
• Hyperlink: et klikbart link til en URL, fil, e-mailadresse eller placering i samme projektmappe. Indsæt med Ctrl+K. Cellen viser visningstekst; den faktiske URL findes i linkmålet. Nyttigt til at linke til kildedokumenter eller eksterne ressourcer.

Søg og Erstat

Søg og Erstat giver mulighed for at rette hele datasættet på få sekunder — og funktionen respekterer dit nuværende udvalg, så du kan begrænse det til en enkelt kolonne.

1. Anvend korrekte dataformater
   Formater hver kolonne efter dens formål:

   • Client → Tekst
   • Date → Dato (Kort datoformat)
   • No. of Units → Tal
   • Unit Cost → Valuta
   • Total Cost → Valuta

Efter formatering, bekræft:

• Tekstværdier er venstrejusterede.
• Tal og datoer er højrejusterede.

2. Løs synlighedsproblemer (###)

   • Identificér kolonner, der viser ###
   • Justér deres bredde med AutoTilpas (dobbeltklik på kolonnegrænsen)

3. Standardisér data med Søg og erstat

I kolonnen Status:

• Erstat alle varianter af “Paid” (f.eks. “paid.”, “PAID”) med “Paid”

Brug:

• Ctrl/Cmd + H
• Find næste → derefter Erstat alle

4. Tilføj en ny kolonne til supplerende indhold

Indsæt en ny kolonne til højre kaldet: Receipts.

5. Indsæt visuelle og link-elementer

   • I mindst én række: indsæt et billede i kolonnen Receipts
   • I en anden række: indsæt et ikon i kolonnen Receipts
   • I kolonnen Item: tilføj et hyperlink (Ctrl/Cmd + K)