Opbygning af en genanvendelig modelskabelon

En genanvendelig skabelon muliggør, at det samme dashboard kan opdateres med nye data hver måned uden at skulle genopbygge noget.

Seks trin til at oprette en genanvendelig skabelon

1. Valider først modellen

   Opret kun en skabelon af en projektmappe, der allerede har bestået pålideligheds-, klarheds-, effektivitets- og parathedstjek.

2. Standardiser alle navne

   Gennemgå alle tabelnavne, ark-navne og målingsnavne. Fjern alt midlertidigt — testark, kladdenavne, kolonner navngivet "Column1" eller "Sheet4". Navne, der gav mening under opbygningen, giver ofte ingen mening for en, der åbner filen for første gang. Hvert navn skal præcist beskrive indholdet.

3. Udvid datotabellen

En datotabel, der slutter i december i det indeværende år, kræver genopbygning før januar næste år. Udvid den mindst to til tre år ud over den aktuelle rapporteringsperiode. Dette trin springes oftest over og er det, der giver flest problemer, når det nye år begynder.

Hvis datotabellen ikke dækker en dato, der optræder i Sales-tabellen, vil tidsintelligensmålinger give forkerte resultater eller tomme værdier for disse datoer. 4. Skjul infrastruktursark

I den endelige skabelon skal Dashboard-arket — og eventuelt et Notes-ark — være de eneste synlige faner. Alle rådataark og pivottabelark skal skjules. De forbliver fuldt funktionelle; at skjule dem fjerner dem blot fra fanebladet, så en skabelonbruger ikke udsættes for ark, de ikke bør ændre.

5. Tilføj eller opdater notesarket

Et notesark dokumenterer det, som skaberen ved implicit. Det skal indeholde følgende sektioner:

• Sådan opdateres: trin-for-trin-vejledning til opdatering af kildedata og opdatering af Power Pivot;
• Vigtige antagelser: beslutninger truffet under modelopbygningen, som påvirker, hvordan data skal fortolkes;
• Arkguide: en kort beskrivelse af hvert skjult ark — hvad det indeholder og hvorfor det eksisterer;
• Skabelonversion: datoen for, hvornår denne skabelon sidst blev opdateret — skal ændres, hver gang skabelonen ændres.

6. Gem en ren skabelonkopi

Gem den validerede, dokumenterede og navnestandardiserede fil som hovedskabelonen. Indsæt aldrig nye data direkte i denne fil. Hver måned åbnes skabelonen, gemmes straks under et nyt navn, der inkluderer rapporteringsperioden, og arbejdet udføres derefter i denne kopi. Hovedskabelonen forbliver permanent ren og genanvendelig.

Opgave

Opgaven er at omdanne den gennemgåede projektmappe til en genanvendelig skabelon, der kan bruges til næste rapporteringscyklus.

Trin 1 — Kontrollér hvad der skal forblive fast

Åbn projektmappen og identificér de dele, der skal forblive stabile fra én cyklus til den næste.

1. Oplist tabelnavne, relationer, målinger og dashboard-elementer, der ikke må ændres.
2. Skriv én sætning, der forklarer, hvorfor rammeværket skal forblive fast, mens dataene ændres.

Trin 2 — Rens navnene

Gennemgå projektmappen for midlertidige etiketter eller kladdenavne.

1. Omdøb alle ark, tabeller eller målinger, der lyder midlertidige, uklare eller ufærdige.
2. Sørg for, at de endelige navne er korte, stabile og beskrivende.

Trin 3 — Forbered Dates-tabellen

Kontrollér om Dates-tabellen rækker langt nok ud i fremtiden.

1. Bekræft slutdatoen for Dates-tabellen.
2. Hvis den slutter for tidligt, forlæng den, så projektmappen ikke skal genopbygges til næste periode.
3. Skriv en kort note i projektmappen, der beskriver datodækningen.

Trin 4 — Skjul infrastrukturarkene

Gør den endelige skabelon lettere at bruge ved at skjule interne ark.

1. Skjul rådataarkene og PT_-arkene.
2. Lad Dashboard være synligt, og behold Notes-arket synligt, hvis det indgår i overdragelsen.
3. Kontrollér, at de skjulte ark stadig eksisterer, og at projektmappen stadig fungerer efter skjulingen.

Trin 5 — Tilføj overdragelsesnoter

Tilføj et kort Notes-ark, hvis der ikke allerede findes et.

1. Forklar hvor nye data skal tilføjes.
2. Forklar hvordan projektmappen skal opdateres.
3. Oplist eventuelle antagelser, som en fremtidig bruger ikke må bryde.

Trin 6 — Gem skabelonkopien

Gem den rensede projektmappe som en genanvendelig skabelonfil.

1. Giv filen et tydeligt skabelonnavn.
2. Bevar den oprindelige gennemgåede projektmappe uændret.
3. Skriv én sætning på Notes-arket, der forklarer, hvordan skabelonen skal genbruges næste gang.