Fra Datamodel til Rapportering

Modellen definerer, hvad der kan kombineres. Hvis der findes en relationssti mellem to tabeller, kan enhver pivottabel kombinere felter fra begge – ingen formler er nødvendige. Hvis der ikke findes en sti, kan forbindelsen ikke oprettes.

De tre forretningsspørgsmål

1. Hvilken region genererer den største omsætning?

• Kildetabel: Customers;
• Rækker: Region;
• Kolonner: Category (Products);
• Værdier: Total Sales (measure).

2. Hvordan udvikler salget sig måned for måned?

• Kildetabel: Dates;
• Rækker: Year, derefter Month Name;
• Værdier: Total Sales (measure).

3. Hvordan sammenlignes kundesegmenter?

• Kildetabel: Customers;
• Rækker: Segment;
• Værdier: Total Sales, Transaction Count, Average Order Value.

Formatering af værdier i pivottabeller

Rå tal i en pivottabel er sværere at læse end formaterede tal — især når de deles med interessenter. Anvend valutaformatering på ethvert monetært mål direkte i pivottabellen:

1. Klik på en vilkårlig celle i den målekolonne, du vil formatere;
2. Gå til PivotTable-analyse → Feltindstillinger;
3. Klik på Talformat nederst i dialogboksen;
4. Vælg Valuta, vælg det relevante symbol, og klik på OK.

Korrekt sortering af månedsnavne

Månedsnavne er tekstværdier. Excel sorterer tekst alfabetisk som standard — hvilket placerer April før Januar og Februar før Marts. I enhver tidsbaseret pivottabel skal dette rettes, før dataene giver mening.

1. Højreklik på et vilkårligt månedsnavn i rækkerne i pivottabellen
2. Vælg Sorter → Flere sorteringsmuligheder;
3. Vælg Stigende for at sortere Januar → December;
4. For fuld kontrol over rækkefølgen, brug Manuel for at trække månederne i den korrekte sekvens.

Modellen som rapporteringsmotor

Hver af de tre pivottabeller trækker samtidigt fra forskellige tabeller i modellen. Pivottabel 1 kombinerer Customers, Products og Sales i én visning.

Før datamodellering krævede det VLOOKUP- eller SUMIFS-formler, der skulle omskrives hver gang dataene ændrede sig, for at kombinere Region, Category og Sales-totaler i én tabel. Med modellen på plads opnås det samme resultat ved at trække tre felter ind i en pivottabel — og den opdateres automatisk, når nye data indlæses.

Opgave

Opgaven er at oprette tre pivottabeller, hvor hver enkelt besvarer et specifikt forretningsspørgsmål. Hver pivottabel skal trække felter fra mindst to forskellige tabeller. Opret hver pivottabel på et nyt ark og navngiv arket som angivet.

Pivottabel 1 — Omsætning efter segment og kategori (arknavn: PT_Task1)

Forretningsspørgsmål: Hvilket kundesegment genererer mest omsætning, og adskiller kategorifordelingen sig mellem segmenterne?

Indsæt en modelbaseret pivottabel (Indsæt → Pivottabel → Brug denne projektmappes datamodel) på et nyt ark med navnet PT_Task1, og gør derefter følgende:

• Tilføj Segment fra Customers-tabellen til Rækker.
• Tilføj Category fra Products-tabellen til Kolonner.
• Tilføj [Total Sales]-målingen fra Sales-tabellen til Værdier.
• Formater værdierne som valuta med to decimaler.

Pivottabel 2 — Månedligt antal transaktioner (arknavn: PT_Task2)

Forretningsspørgsmål: Hvor mange ordrer blev afgivet hver måned, og hvilket kvartal havde det højeste antal?

Indsæt en anden modelbaseret pivottabel på et nyt ark med navnet PT_Task2, og gør derefter følgende:

• Tilføj Quarter fra Dates-tabellen til Rækker.
• Tilføj MonthName fra Dates-tabellen til Rækker, indlejret under Quarter.
• Tilføj [Transaction Count]-målingen fra Sales-tabellen til Værdier.
• Formater værdierne som hele tal (ingen decimaler).

Verificér: Kvartalssummerne skal svare til summen af de månedlige Transaction Count-værdier inden for det pågældende kvartal. Hvis ikke, skal du kontrollere, at dine rækker er korrekt indlejret (Quarter yderst, MonthName inderst).

Pivottabel 3 — Tre målinger efter region (arknavn: PT_Task3)

Forretningsspørgsmål: Hvordan sammenlignes de fire regioner på samlet omsætning, antal ordrer og gennemsnitlig ordrestørrelse?

Indsæt en tredje modelbaseret pivottabel på et nyt ark med navnet PT_Task3, og gør derefter følgende:

• Tilføj Region fra Customers-tabellen til Rækker.
• Tilføj [Total Sales], [Transaction Count] og [Avg Order Value] fra Sales-tabellen til Værdier.
• Formater Total Sales og Avg Order Value som valuta. Formater Transaction Count som helt tal.