Mehrstufige Zaps Erklärt
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Ein Multi-Step-Zap ist ein Workflow, bei dem ein einzelner Auslöser mehrere Aktionen nacheinander startet. Anstatt dass ein Auslöser zu einer Aktion führt, kann ein einzelner Auslöser viele Aktionen auslösen, sodass Sie gesamte Geschäftsprozesse automatisieren können – und das in einem zusammenhängenden Workflow.
Single-Step-Zaps (ein Auslöser, eine Aktion) sind zum Lernen nützlich, aber reale Geschäftsprozesse enden selten nach einem Schritt. Multi-Step-Zaps verknüpfen beliebig viele Aktionen, egal ob 2, 5, 10 oder sogar mehr als 20, die alle durch ein einziges Ereignis ausgelöst werden.
Der entscheidende Punkt ist, dass Daten nach unten fließen. Jeder Schritt in einem Zap kann auf Daten aller vorherigen Schritte zugreifen, nicht nur auf die des unmittelbar vorherigen. Dieser kumulative Datenfluss ermöglicht komplexe Automatisierungen.
Warum Single-Step-Zaps nicht ausreichen
Betrachten Sie, was tatsächlich passiert, wenn ein neuer Lead eingeht:
- Hinzufügen zur Tabelle zur Nachverfolgung;
- Benachrichtigung des Vertriebsteams in Slack;
- Versand einer Willkommens-E-Mail an den Lead;
- Aktualisierung des CRM, damit nichts übersehen wird;
- Erstellung einer Nachfassaufgabe, damit innerhalb von 24 Stunden jemand anruft;
Das sind fünf separate Aktionen aus einem Ereignis. Die manuelle Verwaltung dieser Aufgaben ist genau die Art von wiederholender Arbeit, die zu Überlastung und Fehlern führt.
Aktionen werden nacheinander in einer festgelegten Reihenfolge ausgeführt. Jede Aktion wird abgeschlossen, bevor die nächste beginnt.
# Trigger (e.g., New Form Submission)
↓
# Action 1 (e.g., Add Row to Google Sheets)
↓
# Action 2 (e.g., Send Slack Message)
↓
# Action 3 (e.g., Send Email via Gmail)
↓
# Action 4 (e.g., Create HubSpot Contact)
↓
# Action 5 (e.g., Create Asana Task)
Mehrere separate Zaps, die durch dasselbe Ereignis ausgelöst werden, führen zu Unübersichtlichkeit, sind schwer zu warten und erschweren die Fehlersuche im Problemfall.
Reduzierung des Aufgabenverbrauchs
Wenn Aufgaben schneller verbraucht werden als erwartet:
Zwei separate Zaps, die durch dasselbe Ereignis ausgelöst werden, können häufig zu einem Multi-Step-Zap zusammengeführt werden. Dies reduziert zwar nicht die Anzahl der Aktionen, aber es vereinfacht die Verwaltung und kann Redundanzen aufdecken.
Filter verhindern, dass Zaps ausgeführt werden, wenn Bedingungen nicht erfüllt sind, und zählen nicht als Aufgaben. Das Hinzufügen von Filtern, um unnötige Ausführungen zu blockieren, hilft dabei, Aufgaben zu sparen.
Häufige Trigger (wie Neue E-Mail) in Kombination mit mehreren Aktionen können Aufgaben schnell verbrauchen. Überprüfen Sie, ob jedes Ereignis den Zap auslösen muss oder nur solche, die bestimmte Kriterien erfüllen.
Zaps, die vergessen wurden, könnten weiterhin laufen und Aufgaben verbrauchen. Überprüfen Sie Ihre Zaps regelmäßig und deaktivieren Sie alle, die nicht mehr benötigt werden.
Single-Step-Zaps sind nützlich zum Lernen, aber echte Workflows erfordern mehr. Geschäftsprozesse basieren auf mehreren Aktionen aus einem Auslöser und gemeinsam genutzten Daten über mehrere Schritte. Ein gut geplanter Multi-Step-Zap ist leichter zu verwalten, effizienter und deutlich leistungsfähiger als fragmentierte Single-Step-Automatisierungen.
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