Grundlegende Automatisierungsbegriffe

Bevor Sie mit dem Aufbau beginnen, sollten die wichtigsten Begriffe selbstverständlich sein. Diese fünf Begriffe beschreiben die Struktur jeder Automatisierung in Zapier und entsprechen einer einfachen Logik:

• Wenn [Trigger] in [App] ausgelöst wird, führe [Aktion] in [App] aus.

Jede erfolgreich ausgeführte Aktion zählt als [Task] für Abrechnungszwecke.

Zap

Ein Zap ist ein einzelner automatisierter Workflow, der zwei oder mehr Apps miteinander verbindet.

Wenn jemand sagt, Ich habe einen Zap erstellt, bedeutet das, dass eine Automatisierung gebaut wurde. Der Begriff ist Zapiers Markenname für einen Workflow. Ein Zap kann als kleiner Roboter betrachtet werden, der:

• In einer App auf ein Ereignis wartet
• Daraufhin in einer anderen App (oder mehreren Apps) eine Aktion ausführt

Ein Zap kann einfach sein (ein Auslöser, eine Aktion) oder komplex (ein Auslöser, viele Aktionen mit bedingter Logik). Unabhängig vom Umfang wird er immer als einzelner Zap bezeichnet.

Trigger

Ein Trigger ist das Ereignis, das einen Zap startet. Es ist der wenn dies passiert-Teil der Automatisierung.

Jeder Zap hat genau einen Trigger. Zapier überwacht die verbundene App und sobald das festgelegte Ereignis eintritt, wird der Zap aktiviert und führt seine Aktionen aus.

Häufige Trigger-Beispiele:

• Neue E-Mail in Gmail;
• Neue Zeile in Google Sheets;
• Neue Formularübermittlung in Typeform;
• Neue Datei in Dropbox;
• Neuer Lead in HubSpot;
• Neue Bestellung in Shopify.

Trigger sind immer Ereignisse, also etwas Neues, das passiert oder aktualisiert wird. Sie beantworten die Frage: Worauf soll Zapier achten.

Wenn das Timing entscheidend ist, sind sofortige Trigger die bessere Wahl.

Aktion

Eine Aktion ist das, was ein Zap nach dem Auslösen des Triggers ausführt, also der do this-Teil der Automatisierung. Aktionen führen die eigentliche Arbeit aus, wie das Erstellen von Datensätzen, das Versenden von Nachrichten, das Aktualisieren von Daten oder das Hochladen von Dateien.

Ein Zap kann mehrere Aktionen enthalten, die nacheinander von einem einzigen Trigger ausgeführt werden, sodass ein Ereignis automatisch mehrere Apps hintereinander aktualisieren kann.

Task

Ein Task wird jedes Mal gezählt, wenn eine Aktion erfolgreich ausgeführt wird. Es ist die Abrechnungseinheit von Zapier, mit der Nutzung und Preispläne gemessen werden.

Was NICHT als Task zählt:

• Trigger (das Ereignis, das den Zap startet);
• Filter (Bedingungslogik);
• Pfade (Verzweigungslogik);
• Formatter-Schritte (Datenumwandlung).

App

Eine App in Zapier ist jeder verbundene Dienst oder jede Softwareplattform, mit der Zapier interagieren kann.

Gmail ist eine App. Slack ist eine App. Google Sheets, Notion, Trello, Salesforce, Mailchimp, Shopify — alles Apps.