Erste Schritte mit Zapier
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Zapier ist eine No-Code-Automatisierungsplattform, die über 8.000 Anwendungen verbindet und es ermöglicht, automatisierte Workflows (Zaps) ohne Programmierkenntnisse zu erstellen.
Ob Freelancer, Geschäftsinhaber oder Angestellter – Zapier unterstützt bei der Automatisierung alltäglicher Aufgaben und ermöglicht die direkte Anwendung dieser Fähigkeiten im beruflichen Alltag. Die meisten Wissensarbeiten beinhalten das wiederholte Übertragen von Daten zwischen Anwendungen. Zapier übernimmt diese Abläufe im Hintergrund, sodass Sie sich auf wertschöpfende Tätigkeiten statt auf Routinetätigkeiten konzentrieren können.
Das Problem, das Zapier löst
Betrachten Sie ein typisches Szenario: Ein neuer Lead füllt ein Formular auf Ihrer Website aus, woraufhin eine Reihe von Folgeaktionen startet.
- Übertragung der Lead-Daten in eine Tabelle;
- Versand einer Willkommens-E-Mail;
- Benachrichtigung des Vertriebsteams in Slack;
- Hinzufügen des Leads zum CRM.
Das sind vier separate manuelle Schritte pro Lead. Bei 20 Leads pro Tag ergeben sich 80 wiederkehrende Aufgaben täglich – allein für einen Workflow. Dieses Muster wiederholt sich in allen Geschäftsbereichen:
- Kundensupport, der Tickets manuell in verschiedenen Systemen erfasst;
- Marketingteams, die Kampagnendaten zwischen Plattformen übertragen;
- Mitarbeitende im operativen Bereich, die identische Informationen in mehrere Tabellen eintragen.
Der Zeitverlust summiert sich, doch die größere Belastung ist mentaler Natur. Ständiges Wechseln zwischen Anwendungen, das Nachverfolgen von Aktualisierungen und das Erinnern an bereits erledigte Aufgaben verursachen unnötige kognitive Belastung.
Zapier entfernt Sie als Vermittler. Sie richten den Workflow einmalig ein, indem Sie Auslöser und Aktionen definieren, und dieser läuft anschließend automatisch.
- Formular abgeschickt → Tabellenkalkulation aktualisiert → E-Mail gesendet → Slack benachrichtigt → CRM-Eintrag erstellt
Was automatisiert werden kann
Die Stärke von Zapier liegt in seiner Breite. Mit über 8.000 App-Integrationen sind die meisten Geschäftsabläufe möglich. Häufige Kategorien sind:
Bevor Sie in die Plattform einsteigen, finden Sie hier die wichtigsten Begriffe, die Ihnen im gesamten Kurs begegnen werden:
Ein einzelner automatisierter Workflow in Zapier. Ein Zap verbindet Apps und definiert, was automatisch geschieht.
Das Ereignis, das einen Zap auslöst. Wenn dies geschieht...
Was der Zap nach dem Auslösen des Triggers ausführt. ...dann mache dies.
Jedes Mal, wenn eine Aktion erfolgreich ausgeführt wird, zählt dies als eine Aufgabe.
Beginnend mit grundlegender Terminologie, Navigation auf der Plattform und dem Erstellen Ihres ersten Zap, anschließend fortschreitend zu Workflows mit mehreren Schritten, bedingter Logik, Datenumwandlung, Fehlerbehandlung und fortgeschrittenen Best Practices, sodass Sie am Ende in der Lage sind, Zaps zu entwerfen und zu erstellen, die komplexe Geschäftsprozesse abbilden.
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