Daten Gruppieren

Datumsgruppierung

Die Datumsgruppierung ist die häufigste Anwendung dieser Funktion. Excel kann Daten auf mehreren Ebenen gleichzeitig gruppieren – wenn sowohl Monate als auch Quartale ausgewählt werden, erscheinen beide als Zeilenebenen, sodass Quartalssummen mit untergeordneten monatlichen Aufschlüsselungen angezeigt werden. Der Gruppierungsdialog erscheint, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Datumzelle in der Pivot-Tabelle klicken und "Gruppieren" auswählen.

So gruppieren Sie Daten:

1. Order Date im Bereich Zeilen platzieren. Die Pivot-Tabelle zeigt zunächst einzelne Daten an.
2. Mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Datumzelle in der Pivot-Tabelle klicken → Gruppieren auswählen. Der Gruppierungsdialog öffnet sich.
3. Im Dialogfeld ein oder mehrere Intervalle aus der Liste auswählen. Mehrere auswählen, um Ebenen zu kombinieren – z. B. sowohl Months als auch Quarters auswählen, um Quartalssummen mit monatlicher Aufschlüsselung zu erhalten.
4. Auf OK klicken. Die Pivot-Tabelle wird sofort neu organisiert.
5. Um die Gruppierung zu entfernen: Mit der rechten Maustaste auf eine gruppierte Zelle klicken → Gruppierung aufheben.

Numerische Gruppierung

Der gleiche Gruppierungsmechanismus funktioniert bei jedem numerischen Feld. Anstelle der Gruppierung nach Zeitintervallen definieren Sie einen Startwert, einen Endwert und die Intervallgröße. Excel ordnet jede Transaktion automatisch dem entsprechenden Bereich zu – so entsteht eine Häufigkeitsverteilung ganz ohne Formel.

Dies ist besonders nützlich, um zu verstehen, wie sich der Umsatz verteilt. Bestehen die meisten Transaktionen aus kleinen Bestellungen oder wird der Umsatz von wenigen großen Bestellungen bestimmt? Eine numerische Gruppierung des Revenue-Felds beantwortet diese Frage in Sekunden.

1. Daten nach Monaten gruppieren

In der PivotTable ggf. vorhandene Felder aus den Zeilen entfernen. Order Date in die Zeilen ziehen und Revenue in Werte belassen.

Mit der rechten Maustaste auf ein beliebiges Datum klicken, Gruppieren auswählen, Monate wählen und auf OK klicken.

2. Vergleich zwischen gruppierter und ungruppierter Ansicht

Mit der rechten Maustaste auf einen der gruppierten Monate klicken und Gruppierung aufheben auswählen.

Die PivotTable zeigt wieder einzelne Transaktionsdaten an, was die Übersicht erschwert. Die Daten erneut nach Monaten gruppieren.

3. Zweite Zeitebene hinzufügen

Mit der rechten Maustaste auf ein Datum klicken, Gruppieren auswählen und Monate und Jahre wählen.

Die PivotTable zeigt nun eine hierarchische Struktur (Jahr → Monat).

4. Numerische Gruppierung (Umsatzbereiche)

Order Date aus den Zeilen entfernen. Category in die Zeilen ziehen und Revenue darunter in die Zeilen ziehen.

Mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Umsatzwert klicken, Gruppieren auswählen und festlegen:

• Start bei 0
• Ende bei 2000
• In 500er-Schritten

Die PivotTable gruppiert die Werte in Bereiche wie 0–500, 500–1000, 1000–1500 und 1500–2000.

5. Verteilung analysieren

Die gruppierten Ergebnisse betrachten und feststellen, welche Kategorien häufiger in den unteren Bereichen (0–500) und welche häufiger in den höheren Bereichen (über 1000) erscheinen.

6. Gruppierung anpassen oder entfernen

Mit der rechten Maustaste auf einen gruppierten Bereich klicken und Gruppierung aufheben auswählen, um zu den Detailwerten zurückzukehren.