Vermeidung Fehlerhafter Eingaben
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In diesem Kapitel arbeiten wir weiterhin in derselben Arbeitsmappe wie im vorherigen Kapitel.
Das wichtigste Strukturprinzip einer gut aufgebauten Excel-Datei: Eingabe und Berechnung sind getrennt. Nur speziell vorgesehene Eingabezellen dürfen manuell beschrieben werden. Alle anderen Zellen sollten gesperrt, leer oder formelbasiert sein. Diese Trennung sorgt dafür, dass eine Arbeitsmappe auch bei wachsendem Umfang vorhersehbar bleibt.
Datenüberprüfung ist eine Regel, die auf einen bestimmten Zellbereich angewendet wird und steuert, welche Werte eingegeben werden dürfen. Sie fungiert als Wächter, bevor Daten in Formeln oder Tabellen gelangen. Anwendbar über Daten → Datenüberprüfung.
Excel unterstützt sechs Arten von Überprüfungsregeln. Jede steuert eine andere Dimension dessen, was erlaubt ist.
Dropdown-Listen
Freitexteingaben in kategorischen Spalten ("Paid", "PAID", "paid", "Piad") führen zu Inkonsistenzen, die Filter und Pivot-Tabellen unbemerkt beeinträchtigen. Dropdowns beseitigen dieses Problem vollständig, indem Benutzer auswählen müssen, anstatt zu tippen.
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Statische Liste: Quelle wird direkt im Überprüfungsdialog eingegeben:
Paid,Pending,Cancelled; -
Dynamische Liste: Quelle verweist auf eine benannte Tabellenspalte auf einem anderen Blatt:
=INDIRECT("Table1[Status]").
INDIRECT wandelt eine Textzeichenfolge in einen aktiven Bereichsbezug um. Das Quellfeld für die Datenüberprüfung akzeptiert keine strukturierten Tabellenverweise wie Table2[Statuses] direkt — das Einbetten in INDIRECT() ermöglicht es Excel, den Tabellennamen zur Laufzeit aufzulösen, einschließlich aller neuen Zeilen, die nach dem Einrichten der Überprüfung hinzugefügt werden.
Validierungsregeln
Textlänge-, Ganzzahl- und Datumsvalidierung funktionieren im Hintergrund auf die gleiche Weise – es wird eine Bedingung definiert, und Excel blockiert alles, was diese nicht erfüllt. Der Unterschied liegt in der geprüften Dimension:
- Textlänge betrachtet nicht den Wert selbst – es werden intern die Zeichen mit
LEN()gezählt. So haben"1234"und"hello"beide die Länge 4, unabhängig vom Typ. Nützlich für Telefonnummern, Postleitzahlen oder jedes Feld mit fester Zeichenvorgabe; - Ganzzahl prüft, ob der Wert innerhalb eines Zahlenbereichs liegt und keine Dezimalstellen enthält;
- Dezimalzahl ist die gleiche Bereichsprüfung, erlaubt jedoch Bruchwerte und ist nützlich für Preise oder Maße;
- Datum ist am subtilsten. Da Daten als fortlaufende Zahlen gespeichert werden, ist eine Regel wie „größer als heute“ tatsächlich ein numerischer Vergleich –
TODAY()gibt eine Ganzzahl zurück, und das eingegebene Datum muss einfach einen größeren Wert ergeben, um zu bestehen.
Eingabemeldungen vs. Fehlermeldungen
Validierung besitzt zwei Kommunikationsebenen. Die erste informiert Nutzer, was eingegeben werden soll, bevor sie es versuchen. Die zweite steuert, was passiert, wenn eine ungültige Eingabe erfolgt. Diese werden in separaten Tabs des Dialogfelds Datenüberprüfung konfiguriert.
Duplikate entfernen
Verwendung von Daten → Duplikate entfernen. Spalten zum Vergleichen auswählen. Excel behält das erste Vorkommen jeder Kombination und entfernt die übrigen. Geeignet für importierte oder historische Daten.
Nach dem Schließen des Dialogfelds gibt es kein Rückgängig mehr, wenn Sie speichern. Immer mit einer Kopie der Daten arbeiten oder sofort Ctrl+Z verwenden, falls das Ergebnis falsch aussieht. Das Dialogfeld zeigt auch an, wie viele Duplikate entfernt wurden — prüfen Sie, ob diese Zahl sinnvoll ist, bevor Sie schließen.
- Erstellen eines kontrollierten Dropdowns für Zahlungsstatus
Die Spalte Zahlungsstatus im Datensatz suchen und alle Zeilen mit Daten, einschließlich der neuesten, auswählen. Datenüberprüfung öffnen, Liste auswählen und die Optionen eingeben: Paid, Pending.
Eine beliebige Zelle in der Spalte anklicken, um das Dropdown zu überprüfen. Einen anderen Wert eingeben – dieser sollte eingeschränkt oder mit einer Warnung versehen werden.
- Das Dropdown in ein dynamisches System umwandeln
Eine Quelle für das Dropdown auf einem neuen Blatt erstellen. In Zelle A1 Statuses eingeben. In A2 und A3 Paid und Pending eintragen. Den Bereich mit Ctrl/Cmd + T in eine Tabelle umwandeln.
Zum Hauptdatensatz zurückkehren, die Spalte Zahlungsstatus auswählen und die Datenüberprüfung erneut öffnen. Die Quelle ersetzen durch:
=INDIRECT("TableName[Statuses]")
Den tatsächlichen Tabellennamen verwenden.
Zum Testen einen neuen Wert wie Booked in die Quelltabelle einfügen. Dann zum Datensatz zurückkehren und bestätigen, dass der neue Wert automatisch im Dropdown erscheint.
- Doppelte Einträge entfernen
Den gesamten Datensatz oder die Tabelle auswählen. Zu Daten → Duplikate entfernen gehen und eine eindeutige Spalte wie Order ID auswählen.
Excel zeigt an, wie viele Duplikate entfernt wurden – das Ergebnis bestätigen.
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