Datentypen und Zellinhalte

Jede neue Zelle in Excel ist standardmäßig auf das Format Standard eingestellt – ein flexibles Allzweckformat, das versucht, den Inhalt zu interpretieren.

Die fünf Typen, die ständig verwendet werden, und wie man sie auf einen Blick unterscheidet:

• Standard (Standardwert): kein spezifisches Format zugewiesen;
• Text: linksbündig – wird nie in Berechnungen verwendet;
• Zahl: rechtsbündig – wird in Berechnungen verwendet;
• Währung: Geldwerte mit Symbol, Zahl mit finanzieller Formatierung;
• Datum: Kalenderdaten (als Ganzzahlen gespeichert), ermöglicht Sortierung, Subtraktion und Zeitberechnungen.

Jedes Datum wird als Ganzzahl gespeichert — eine fortlaufende Zahl, die die Tage seit dem 1. Januar 1900 zählt. Das "Datumsformat" ist lediglich eine Anzeige-Maske über dieser Ganzzahl. Deshalb können Sie Daten subtrahieren, sie chronologisch sortieren und Zeitdifferenzen berechnen.

Da Datumsangaben Zahlen sind, ist Datumsarithmetik einfach eine Subtraktion. =B2-A2, wobei beide Zellen Datumswerte enthalten, ergibt die Anzahl der Tage zwischen ihnen. Keine spezielle Funktion erforderlich.

Das ###-Symbol

Wenn eine Zelle ### anzeigt, ist der Wert korrekt, aber die Spalte ist zu schmal, um ihn darzustellen. Dies tritt am häufigsten bei Datums- und Währungswerten auf.
Lösung: Doppelklicken Sie auf den Spaltenrand in der Kopfzeile, um die Spalte automatisch anzupassen, oder ziehen Sie den Rand manuell breiter. Die Daten selbst bleiben unverändert.

Was kann eine Zelle sonst noch enthalten?

Neben eingegebenen Werten können Excel-Zellen drei weitere Inhaltstypen enthalten — jeweils über die Registerkarte "Einfügen", Gruppe "Illustrationen" einfügbar:

• Bild: Ein Foto oder eine Grafik, eingefügt von Ihrem Gerät oder online. Schwebt über dem Raster – nicht an eine einzelne Zelle gebunden, es sei denn, Sie verwenden "In Zelle platzieren" (Excel 365);
• Symbol: Ein skalierbares Vektorsymbol aus der integrierten Excel-Bibliothek. Im Gegensatz zu Bildern sind Symbole auflösungsunabhängig und können umgefärbt werden. Einfügen über Einfügen → Symbole;
• Hyperlink: Ein anklickbarer Link zu einer URL, Datei, E-Mail-Adresse oder einem Ort innerhalb derselben Arbeitsmappe. Einfügen mit Ctrl+K. Die Zelle zeigt den Anzeigetext; die eigentliche URL befindet sich im Linkziel. Nützlich zum Verknüpfen von Quelldokumenten oder externen Ressourcen.

Suchen & Ersetzen

Suchen & Ersetzen ermöglicht es, den gesamten Datensatz in Sekunden zu korrigieren — und berücksichtigt dabei die aktuelle Auswahl, sodass der Vorgang auf eine einzelne Spalte beschränkt werden kann.

1. Korrekte Datenformate anwenden
   Jede Spalte entsprechend ihrer Funktion formatieren:

   • Client → Text
   • Date → Datum (kurzes Datumsformat)
   • No. of Units → Zahl
   • Unit Cost → Währung
   • Total Cost → Währung

Nach dem Formatieren überprüfen:

• Textwerte sind linksbündig.
• Zahlen und Daten sind rechtsbündig.

2. Sichtbarkeitsprobleme beheben (###)

   • Alle Spalten identifizieren, die ### anzeigen
   • Spaltenbreite mit AutoAnpassen anpassen (Doppelklick auf Spaltenrand)

3. Daten mit Suchen & Ersetzen standardisieren

In der Spalte Status:

• Alle Varianten von „Paid“ (z. B. „paid.“, „PAID“) durch „Paid“ ersetzen

Verwenden:

• Strg/Cmd + H
• Weitersuchen → dann Alle ersetzen

4. Neue Spalte für unterstützende Inhalte hinzufügen

Neue Spalte rechts einfügen mit dem Namen: Receipts.

5. Visuelle und Link-Elemente einfügen

   • In mindestens einer Zeile: Bild in der Spalte Receipts einfügen
   • In einer anderen Zeile: Symbol in der Spalte Receipts einfügen
   • In der Spalte Item: Hyperlink hinzufügen (Strg/Cmd + K)