Erstellung Einer Wiederverwendbaren Modellvorlage

Eine wiederverwendbare Vorlage ermöglicht es, dass dasselbe Dashboard jeden Monat mit neuen Daten aktualisiert werden kann, ohne dass etwas neu aufgebaut werden muss.

Sechs Schritte zur Erstellung einer wiederverwendbaren Vorlage

1. Modell zuerst validieren

   Nur eine Arbeitsmappe als Vorlage verwenden, die bereits Zuverlässigkeits-, Klarheits-, Effizienz- und Einsatzbereitschaftsprüfungen bestanden hat.

2. Alle Namen standardisieren

Jeden Tabellennamen, Blattnamen und Kennzahlnamen überprüfen. Alles Temporäre entfernen — Testblätter, Entwurfsbezeichnungen, Spalten mit Namen wie "Column1" oder "Sheet4". Namen, die während der Erstellung sinnvoll waren, sind für jemanden, der die Datei zum ersten Mal öffnet, oft unverständlich. Jeder Name sollte genau beschreiben, was er enthält. 3. Datumstabelle erweitern

Eine Datumstabelle, die im Dezember des aktuellen Jahres endet, muss vor Januar des nächsten Jahres neu aufgebaut werden. Sie sollte mindestens zwei bis drei Jahre über den aktuellen Berichtszeitraum hinausgehen. Dieser Schritt wird am häufigsten übersprungen und verursacht die meisten Probleme, wenn das neue Jahr beginnt.

Wenn die Datumstabelle kein Datum abdeckt, das in der Sales-Tabelle erscheint, liefern Zeitintelligenz-Kennzahlen für diese Daten falsche Ergebnisse oder leere Werte. 4. Infrastrukturblätter ausblenden

Im finalen Template sollten das Dashboard-Blatt — und optional ein Notizblatt — die einzigen sichtbaren Registerkarten sein. Alle Rohdatenblätter und Pivot-Tabellenblätter sollten ausgeblendet werden. Sie bleiben voll funktionsfähig; das Ausblenden entfernt sie lediglich aus der Registerkartenleiste, sodass ein Template-Nutzer keine Blätter sieht, die er nicht bearbeiten soll.

5. Notizblatt hinzufügen oder aktualisieren

Ein Notizblatt dokumentiert das implizite Wissen des Erstellers. Es sollte folgende Abschnitte enthalten:

• Aktualisierung: Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Aktualisieren der Quelldaten und zum Aktualisieren von Power Pivot;
• Wesentliche Annahmen: während der Modellerstellung getroffene Entscheidungen, die die Interpretation der Daten beeinflussen;
• Blattübersicht: kurze Beschreibung jedes ausgeblendeten Blattes — was es enthält und warum es existiert;
• Template-Version: das Datum der letzten Aktualisierung dieser Vorlage — bei jeder Änderung der Vorlage zu aktualisieren.

6. Saubere Vorlage speichern

   Die validierte, dokumentierte und namensstandardisierte Datei als Master-Vorlage speichern. Niemals neue Daten direkt in diese Datei einfügen. Jeden Monat die Vorlage öffnen, sofort unter einem neuen Namen mit Berichtszeitraum speichern und dann mit dieser Kopie arbeiten. Die Master-Vorlage bleibt dauerhaft sauber und wiederverwendbar.

Aufgabe

Die Aufgabe besteht darin, die geprüfte Arbeitsmappe in eine wiederverwendbare Vorlage umzuwandeln, die für den nächsten Berichtszyklus genutzt werden kann.

Schritt 1 — Prüfen, was fest bleiben soll

Öffne die Arbeitsmappe und identifiziere die Bereiche, die von einem Zyklus zum nächsten stabil bleiben müssen.

1. Liste die Tabellennamen, Beziehungen, Kennzahlen und Dashboard-Elemente auf, die sich nicht ändern dürfen.
2. Schreibe einen Satz, der erklärt, warum das Grundgerüst fest bleiben muss, während sich die Daten ändern.

Schritt 2 — Namen bereinigen

Überprüfe die Arbeitsmappe auf temporäre Beschriftungen oder Entwurfsnamen.

1. Benenne alle Blätter, Tabellen oder Kennzahlen um, die vorläufig, unklar oder unfertig klingen.
2. Stelle sicher, dass die endgültigen Namen kurz, stabil und aussagekräftig sind.

Schritt 3 — Die Tabelle Dates vorbereiten

Überprüfe, ob die Tabelle Dates weit genug in die Zukunft reicht.

1. Bestätige das Enddatum der Tabelle Dates.
2. Wenn sie zu früh endet, erweitere sie, damit die Arbeitsmappe für den nächsten Zeitraum nicht neu aufgebaut werden muss.
3. Schreibe eine kurze Notiz in die Arbeitsmappe, die den Zeitraum der Tabelle beschreibt.

Schritt 4 — Infrastrukturblätter ausblenden

Mache die endgültige Vorlage benutzerfreundlicher, indem interne Blätter ausgeblendet werden.

1. Blende die Rohdatenblätter und PT_-Blätter aus.
2. Lasse das Dashboard sichtbar und halte das Notizblatt sichtbar, falls es zur Übergabe gehört.
3. Überprüfe, dass die ausgeblendeten Blätter weiterhin existieren und die Arbeitsmappe nach dem Ausblenden noch funktioniert.

Schritt 5 — Übergabehinweise hinzufügen

Füge ein kurzes Notizblatt hinzu, falls noch keines vorhanden ist.

1. Erkläre, wo neue Daten hinzugefügt werden sollen.
2. Erkläre, wie die Arbeitsmappe aktualisiert werden soll.
3. Liste alle Annahmen auf, die ein zukünftiger Nutzer nicht verletzen darf.

Schritt 6 — Die Vorlagenkopie speichern

Speichere die bereinigte Arbeitsmappe als wiederverwendbare Vorlagendatei.

1. Gib der Datei einen eindeutigen Vorlagennamen.
2. Lasse die ursprünglich geprüfte Arbeitsmappe unverändert.
3. Schreibe einen Satz auf das Notizblatt, der erklärt, wie die Vorlage beim nächsten Mal wiederverwendet werden soll.