Vom Datenmodell zum Reporting

Das Modell definiert, was kombiniert werden kann. Wenn ein Beziehungspfad zwischen zwei Tabellen besteht, kann jede Pivot-Tabelle Felder aus beiden Tabellen kombinieren – ganz ohne Formeln. Existiert kein Pfad, kann die Verbindung nicht hergestellt werden.

Die drei Geschäftsfragen

1. Welche Region erzielt den höchsten Umsatz?

• Quelltabelle: Customers;
• Zeilen: Region;
• Spalten: Category (Products);
• Werte: Total Sales (measure).

2. Wie entwickeln sich die Umsätze Monat für Monat?

• Quelltabelle: Dates;
• Zeilen: Year, dann Month Name;
• Werte: Total Sales (measure).

3. Wie unterscheiden sich die Kundensegmente?

• Quelltabelle: Customers;
• Zeilen: Segment;
• Werte: Total Sales, Transaction Count, Average Order Value.

Formatierung von Pivot-Tabellenwerten

Rohzahlen in einer Pivot-Tabelle sind schwerer lesbar als formatierte Werte – insbesondere bei der Weitergabe an Stakeholder. Währungsformatierung für jede monetäre Kennzahl direkt in der Pivot-Tabelle anwenden:

1. Eine beliebige Zelle in der gewünschten Kennzahlenspalte anklicken;
2. Zu PivotTable-Analyse → Feldeinstellungen wechseln;
3. Unten im Dialogfeld auf Zahlenformat klicken;
4. Währung auswählen, das passende Symbol wählen und auf OK klicken.

Korrekte Sortierung von Monatsnamen

Monatsnamen sind Textwerte. Excel sortiert Text standardmäßig alphabetisch – dadurch steht April vor Januar und Februar vor März. In jeder zeitbasierten Pivot-Tabelle muss dies korrigiert werden, damit die Daten sinnvoll sind.

1. Einen beliebigen Monatsnamen im Zeilenbereich der Pivot-Tabelle mit der rechten Maustaste anklicken
2. Sortieren → Weitere Sortieroptionen auswählen;
3. Aufsteigend wählen, um Januar → Dezember zu sortieren;
4. Für vollständige Kontrolle über die Reihenfolge die Option Manuell nutzen, um Monate in die richtige Reihenfolge zu ziehen.

Das Modell als Reporting-Engine

Jede der drei Pivot-Tabellen greift gleichzeitig auf verschiedene Tabellen im Modell zu. Pivot-Tabelle 1 kombiniert Customers, Products und Sales in einer Ansicht.

Vor der Datenmodellierung erforderte die Kombination von Region, Category und Sales-Summen in einer Tabelle VLOOKUP- oder SUMIFS-Formeln, die bei jeder Datenänderung neu geschrieben werden mussten. Mit dem Modell wird dasselbe Ergebnis erzielt, indem drei Felder in eine Pivot-Tabelle gezogen werden – und sie aktualisiert sich automatisch, wenn neue Daten geladen werden.

Aufgabe

Erstellung von drei PivotTables, die jeweils eine spezifische geschäftliche Fragestellung beantworten. Jede PivotTable muss Felder aus mindestens zwei verschiedenen Tabellen verwenden. Jede PivotTable auf einem neuen Arbeitsblatt erstellen und das Blatt wie angegeben benennen.

PivotTable 1 — Umsatz nach Segment und Kategorie (Blattname: PT_Task1)

Geschäftsfrage: Welches Kundensegment generiert den meisten Umsatz und unterscheidet sich die Kategorisierung zwischen den Segmenten?

Einfügen einer modellbasierten PivotTable (Einfügen → PivotTable → Datenmodell dieser Arbeitsmappe verwenden) auf einem neuen Blatt mit dem Namen PT_Task1, dann:

• Segment aus der Customers-Tabelle zu Zeilen hinzufügen.
• Category aus der Products-Tabelle zu Spalten hinzufügen.
• Das Measure [Total Sales] aus der Sales-Tabelle zu Werte hinzufügen.
• Werte als Währung mit zwei Dezimalstellen formatieren.

PivotTable 2 — Monatliche Transaktionsanzahl (Blattname: PT_Task2)

Geschäftsfrage: Wie viele Bestellungen wurden pro Monat aufgegeben und welches Quartal hatte das höchste Volumen?

Eine zweite modellbasierte PivotTable auf einem neuen Blatt mit dem Namen PT_Task2 einfügen, dann:

• Quarter aus der Dates-Tabelle zu Zeilen hinzufügen.
• MonthName aus der Dates-Tabelle zu Zeilen hinzufügen, unterhalb von Quarter verschachtelt.
• Das Measure [Transaction Count] aus der Sales-Tabelle zu Werte hinzufügen.
• Werte als ganze Zahlen (ohne Dezimalstellen) formatieren.

Überprüfen: Die Zwischensummen für das Quartal sollten der Summe der monatlichen Werte für Transaction Count innerhalb dieses Quartals entsprechen. Falls nicht, prüfen, ob die Zeilen korrekt verschachtelt sind (Quarter außen, MonthName innen).

PivotTable 3 — Drei Kennzahlen nach Region (Blattname: PT_Task3)

Geschäftsfrage: Wie schneiden die vier Regionen hinsichtlich Gesamtumsatz, Bestellanzahl und durchschnittlicher Bestellgröße ab?

Eine dritte modellbasierte PivotTable auf einem neuen Blatt mit dem Namen PT_Task3 einfügen, dann:

• Region aus der Customers-Tabelle zu Zeilen hinzufügen.
• [Total Sales], [Transaction Count] und [Avg Order Value] aus der Sales-Tabelle zu Werte hinzufügen.
• Total Sales und Avg Order Value als Währung formatieren. Transaction Count als ganze Zahl formatieren.