Prompts zum Zusammenfassen und Überprüfen von Dokumenten
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Das Zusammenfassen und Überprüfen von Dokumenten ist einer der wertvollsten Anwendungsfälle für KI im Berufsleben – und einer der anspruchsvollsten. Der Unterschied zwischen einer nützlichen und einer nutzlosen Zusammenfassung hängt davon ab, was Sie das Modell extrahieren lassen, für wen und in welcher Form.
Dieses Kapitel behandelt Extraktion, zielgruppenspezifische Zusammenfassungen und wie man KI dazu bringt, zu kritisieren statt nur zu beschreiben.
Das Kernproblem bei Standardzusammenfassungen
Wenn Sie ein Dokument einfügen und summarize this eingeben, erstellt das Modell eine Zusammenfassung, die es für repräsentativ hält – die jedoch möglicherweise nicht das enthält, was Sie tatsächlich benötigen.
Eine Zusammenfassung eines Finanzberichts für ein allgemeines Publikum sieht ganz anders aus als eine für den CFO, der eine Budgetentscheidung treffen muss. Eine Zusammenfassung eines juristischen Dokuments für eine Führungskraft unterscheidet sich von einer für den Anwalt, der die Klausel prüft.
Das Modell weiß nicht, welche Version Sie benötigen, wenn Sie es ihm nicht mitteilen.
Für jede Zusammenfassungsaufgabe immer drei Dinge angeben:
- Was extrahiert werden soll – Entscheidungen, Maßnahmen, Risiken, wichtige Kennzahlen, offene Fragen oder das Hauptargument;
- Für wen es ist – und was dieser Person am wichtigsten ist;
- Welches Format verwendet werden soll – Aufzählungspunkte, eine strukturierte Tabelle, ein einzelner Absatz oder eine Abschnitt-für-Abschnitt-Zusammenfassung.
Vorlagen für Zusammenfassungs-Prompts
Für Besprechungsnotizen oder Transkripte:
Fassen Sie die folgenden Besprechungsnotizen für [Zielgruppe] zusammen.
Extrahieren Sie nur:
- Getroffene Entscheidungen (mit Verantwortlichem, falls genannt);
- Maßnahmen (mit Verantwortlichem und Fälligkeitsdatum, falls genannt);
- Offene, nicht gelöste Fragen;
- Alle identifizierten Risiken oder Blocker.
Format: vier beschriftete Abschnitte. Maximal 200 Wörter insgesamt.
Für lange Dokumente oder Berichte:
Fassen Sie das folgende [Dokumententyp] in [X] Stichpunkten für [Zielgruppe: deren Rolle und relevante Interessen] zusammen.
Fokus auf: [die spezifischen, relevanten Informationen — zentrale Ergebnisse, finanzielle Auswirkungen, Zeitplan, Risiken, Empfehlungen].
Auslassen: Hintergrundinformationen, Methodik und alles, was die aktuelle Entscheidungsfindung nicht direkt beeinflusst.
Für E-Mail-Threads:
Fasse diesen E-Mail-Thread in 3 Sätzen zusammen. Identifiziere:
- Was wurde entschieden;
- Was ist noch offen;
- Welche Handlung von mir erforderlich ist.
KI dazu bringen, zu kritisieren statt nur zu beschreiben
Zusammenfassen ist passiv — das Modell gibt wieder, was vorhanden ist. Überprüfen ist aktiv — das Modell bewertet das Vorhandene anhand eines Standards.
Du kannst KI dazu auffordern, eine kritische Haltung gegenüber jedem Dokument einzunehmen: einem Vorschlag, einer Vertragszusammenfassung, einer Strategiepräsentation oder einem Textstück. Der Schlüssel ist, ihr den Bewertungsmaßstab vorzugeben.
Vorlagen für Kritik-Prompts:
Überprüfen Sie das folgende [Dokumententyp] aus der Perspektive von [Rolle: ein skeptischer Investor / ein juristischer Prüfer / ein erfahrener Projektmanager / ein neuer Leser ohne Vorkenntnisse].
Identifizieren Sie:
- Die drei stärksten Punkte;
- Die drei schwächsten Punkte oder Lücken;
- Eine Frage, die dieses Dokument unbeantwortet lässt, die es beantworten sollte.
Lesen Sie den folgenden Vorschlag, als wären Sie die entscheidende Person, die ihn erhält. Was würde Sie zögern lassen? Was würde Sie zur Genehmigung bewegen? Welche Informationen fehlen?
Wichtiger Hinweis: KI-Kritik ist nützlich für Struktur, Klarheit und logische Lücken. Sie ersetzt jedoch nicht die Fachkompetenz, wenn es um die Bewertung technischer Genauigkeit, rechtlicher Gültigkeit oder finanzieller Solidität geht. Verwenden Sie sie als ersten Schritt — nicht als abschließende Prüfung.
1. Welche drei Dinge sollten Sie bei jeder Zusammenfassungsaufgabe immer angeben, damit die Zusammenfassung Ihren Anforderungen entspricht?
2. Welches Schlüsselelement müssen Sie angeben, wenn Sie die KI auffordern, ein Dokument zu kritisieren und nicht nur zusammenzufassen, damit das Modell eine kritische Haltung einnehmen kann?
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