Dokumente in E-Mails Umwandeln

Dokumente mit Copilot in E-Mails umwandeln

Copilot kann ein bereits verfasstes Dokument in eine E-Mail umstrukturieren – oder eine völlig neue E-Mail verfassen, die auf dem Inhalt des Dokuments basiert. Beides ist hilfreich, wenn über etwas kommuniziert werden soll, das bereits ausführlich ausgearbeitet wurde.

Ein Dokument in eine E-Mail umwandeln

Beim Konvertieren eines Dokuments in eine E-Mail strukturiert Copilot den Inhalt in ein Nachrichtenformat um. Das Ergebnis enthält in der Regel:

• Eine Betreffzeile;
• Eine Anrede und Empfängerkontext;
• Komprimierten, strukturierten Hauptinhalt;
• Einen Abschluss und Platzhalter für die Signatur.

Die Details des Originaldokuments werden auf eine Länge verdichtet, die tatsächlich gelesen wird.

Eine neue E-Mail auf Basis eines Dokuments verfassen

Dies unterscheidet sich von der Umwandlung. Anstatt das gesamte Dokument umzuformen, erstellt Copilot eine neue E-Mail, die auf bestimmte Informationen daraus Bezug nimmt – es werden nur die für den Zweck relevanten Teile extrahiert.

Nützlich, wenn jemand zu bestimmten Bedingungen, Konditionen, Terminen oder Details aus einem längeren Dokument kontaktiert werden soll, ohne das gesamte Dokument weiterzuleiten.

Verfeinern und Überprüfen

Wie bei anderen Copilot-Funktionen können Sie die Eingabeaufforderung anpassen, um Ton, Länge oder Schwerpunkt zu ändern – zum Beispiel „formeller gestalten“ oder „auf weniger als drei Sätze beschränken“.

Vor dem Versenden immer überprüfen. E-Mails unterscheiden sich von Entwürfen – sobald sie verschickt sind, können sie nicht mehr unauffällig korrigiert werden. Prüfen Sie, ob die von Copilot aus dem Dokument übernommenen Details korrekt sind und ob der Ton zum Empfänger passt.