Erstellung Komplexer Formeln

Erstellen von Nachschlageformeln mit Copilot

Wenn Informationen auf mehrere Tabellen verteilt sind – zum Beispiel Schüler in einem Blatt und deren Kontaktdaten in einem anderen – müssen passende Daten meist zusammengeführt werden. Excel bietet dafür spezielle Funktionen wie XLOOKUP und VLOOKUP, deren manuelle Erstellung jedoch umständlich sein kann. Copilot generiert die Formel anhand einer einfachen Eingabe in natürlicher Sprache.

Copilot bitten, die Nachschlageformel zu erstellen

Wenn zwei verwandte Tabellen kombiniert werden sollen:

1. Zur Tabelle wechseln, die aktualisiert werden soll;
2. Copilot-Chat öffnen;
3. Beschreiben, welche Daten aus welchem Blatt übernommen werden sollen.

Beispiel: „Füge eine Spalte mit der E-Mail-Adresse aus dem Contacts-Blatt hinzu, abgeglichen über Student ID.“ Copilot fügt die neue Spalte ein und erstellt im Hintergrund die passende Nachschlageformel.

Überprüfen der Formel

Nachdem die Spalte erscheint, in eine der Zellen klicken, um die tatsächliche von Copilot verwendete Formel anzuzeigen. Je nach Datenstruktur wird XLOOKUP, VLOOKUP oder eine andere Nachschlagefunktion gewählt.

Zwei Gründe für die Überprüfung:

• Überprüfung — Kontrolle, ob das richtige Blatt, die richtige Schlüsselspalte und die richtige Rückgabespalte referenziert werden;
• Lernen — Das Betrachten der Formel vermittelt die Funktionsweise. So kann eine ähnliche Formel beim nächsten Mal selbst geschrieben oder bei Änderungen der Datenstruktur angepasst werden.

Warum dies besser ist als das Kopieren und Einfügen von Werten

Es mag verlockend sein, Werte einfach von einem Blatt in das andere zu kopieren. Eine Nachschlageformel ist jedoch grundsätzlich anders:

• Die Formel verweist auf das Quellblatt, sie dupliziert die Daten nicht;
• Wenn sich das Quellblatt ändert, wird Ihre Spalte automatisch aktualisiert;
• Es gibt nur eine einzige Datenquelle, keine zwei Kopien, die auseinanderdriften.

Das macht Nachschlageformeln selbst dann sinnvoll, wenn das Kopieren und Einfügen technisch heute funktionieren würde.