Bearbeitung der Zellpräsentation

Hervorheben von Mustern mit bedingter Formatierung

Bedingte Formatierung ändert das Aussehen von Zellen basierend auf ihren Werten – so wird eine Zahlenwand auf einen Blick erfassbar. Copilot kann entweder passende Formatierungen für Ihre Tabelle vorschlagen oder Regeln anwenden, die Sie in Klartext beschreiben.

Formatierungsvorschläge erhalten

So sehen Sie, was Copilot für Ihre Tabelle empfiehlt:

1. Tabelle auswählen;
2. Rechtsklick, um das Kontextmenü zu öffnen;
3. Copilot-Vorschläge auswählen;
4. Bedingte Formatierung vorschlagen wählen.

Copilot gibt eine Liste von Formatierungsideen zurück – Farbskalen, Datenbalken, Symbolsets oder farbcodierte Kategorien. Um eine anzuwenden, geben Sie deren Nummer in den Copilot-Chat ein.

Die drei Haupttypen der Formatierung

Die Vorschläge fallen meist in drei Kategorien, die jeweils für unterschiedliche Datentypen geeignet sind:

• Farbverläufe (Skalen) – am besten für kontinuierliche numerische Daten, wenn Sie die Gesamtverteilung wie in einer Heatmap sehen möchten;
• Datenbalken – am besten zum Vergleich von Größenordnungen zeilenweise, ähnlich wie ein eingebettetes Balkendiagramm;
• Farbcodierte Kategorien oder Symbolsets – am besten für diskrete Gruppen oder statusbasierte Schwellenwerte, z. B. zur Kennzeichnung von Deals als rot/gelb/grün.

Die Wahl des richtigen Typs ist wichtiger als die Farbauswahl. Der falsche Typ kann das Muster, das Sie zeigen möchten, verbergen.

Warum es mehr als nur Dekoration ist

Bedingte Formatierung ist nicht nur kosmetisch. Sie verändert, was beim Betrachten der Tabelle ins Auge fällt:

• Ausreißer werden sofort sichtbar, anstatt in langen Zahlenlisten verborgen zu bleiben;
• Trends über Zeilen oder Spalten hinweg werden durch die Farbverläufe deutlich;
• Gruppen und Kategorien lassen sich erfassen, ohne jede Zeile einzeln zu lesen.

Das Ziel ist, dass die Daten auf einen Blick Antworten liefern, noch bevor mit der Analyse begonnen wird.

Benutzerdefinierte Formatierung per Eingabeaufforderung

Wenn die Vorschläge von Copilot nicht das hervorheben, was betont werden soll, kann die Regel selbst beschrieben werden. Eine klare Eingabe in natürlicher Sprache — Farbkennzeichnung nach Kategorie, Bereich, Schwellenwert oder beliebiger Bedingung — und Excel übernimmt die Formatierung automatisch.

Nützlich, wenn die gewünschte Erkenntnis spezifisch für die eigenen Daten ist und Copilot sie nicht von selbst vorgeschlagen hätte.