Benutzerdefinierte Validierung mit Formeln

Was ist eine formularbasierte Validierung?

Hier kommt die benutzerdefinierte Validierung ins Spiel. Anstatt einen Typ aus dem Dropdown-Menü "Zulassen" auszuwählen, wählst du Benutzerdefiniert und gibst eine Formel direkt ein. Excel überprüft diese Formel jedes Mal, wenn ein Wert eingegeben wird – ergibt sie TRUE, wird der Eintrag akzeptiert; ergibt sie FALSE, wird er abgelehnt.

Funktionsweise

1. Zielzellen auswählen;
2. Datenüberprüfung → Einstellungen öffnen;
3. Bei Zulassen Benutzerdefiniert wählen;
4. Bei Formel einen beliebigen logischen Ausdruck eingeben, der TRUE oder FALSE zurückgibt;
5. OK klicken.

Die Formel wird relativ zur ersten Zelle in der Auswahl ausgewertet – genau wie bei einer Regel für bedingte Formatierung. Wenn du H2:H51 auswählst und =H2>0 schreibst, passt Excel dies automatisch auf H3>0, H4>0 usw. in der Spalte an.

Beispiel für Kunden-E-Mail

Die Spalte Customer Email sollte immer ein @-Symbol enthalten — dies ist die Mindestprüfung für ein gültiges E-Mail-Format. Es gibt keine integrierte Regel dafür, aber eine benutzerdefinierte Formel erledigt dies in einer Zeile:

=ISNUMBER(FIND("@",G2))

Funktionsweise:

• FIND("@",G2) sucht nach @ in der E-Mail-Zelle — gibt die Position zurück, wenn gefunden, andernfalls einen Fehler;
• ISNUMBER() wandelt dies in TRUE (gefunden) oder FALSE (nicht gefunden) um;
• Excel akzeptiert den Eintrag nur, wenn das Ergebnis TRUE ist.

Was eine gültige benutzerdefinierte Formel ausmacht

• Muss TRUE oder FALSE (oder 1/0) zurückgeben;
• Kann auf andere Zellen in derselben Zeile verweisen;
• Kann jede Excel-Funktion verwenden — IF, AND, OR, ISNUMBER, LEN, FIND, COUNTIF und weitere;
• Kann in einigen Excel-Versionen nicht direkt auf Zellen in anderen Tabellenblättern verweisen — als Umgehungslösung einen benannten Bereich verwenden.

Aufgabe

Rabatt nur, wenn die Menge erfüllt ist

1. Benutzerdefinierte Gültigkeitsprüfung für die Spalte Discount % anwenden:
   • Formel: =OR(H2>=3,J2=0);
   • Fehlermodus: Warnung;
   • Fehlermeldung: "Discount is only allowed for quantities of 3 or more";
2. Testen, indem ein Rabatt von 10 bei einer Menge von 1 eingegeben wird — Warnung beobachten;
3. Menge auf 3 ändern und den Rabatt erneut eingeben — bestätigen, dass er akzeptiert wird.