Eingabemeldungen & Fehlermeldungen

Im vorherigen Kapitel haben Sie Excels Standardfehlermeldung gesehen – ein generisches Popup mit einer Meldung wie „Der eingegebene Wert ist ungültig.“ Diese blockiert die Eingabe, liefert dem Benutzer jedoch keine hilfreichen Informationen: weder die Regel, noch das erwartete Format oder Hinweise zur Korrektur.

Excel bietet zwei Werkzeuge, um dieses Erlebnis zu verbessern: Eingabemeldungen und Fehlermeldungen.

Eingabemeldungen

Eine Eingabemeldung erscheint als kleines Tooltip sobald der Benutzer eine validierte Zelle anklickt – noch bevor er mit der Eingabe beginnt. Es handelt sich um einen proaktiven Hinweis, nicht um eine Reaktion auf einen Fehler.

So richten Sie es ein:

1. Die validierte Zelle oder den Zellbereich auswählen;
2. Datenüberprüfung öffnen → zum Tab Eingabemeldung wechseln;
3. Eingabemeldung anzeigen, wenn Zelle ausgewählt wird aktivieren;
4. Einen Titel eingeben (fett, kurz – z. B. Quantity);
5. Eine Meldung eingeben (z. B. Enter a whole number greater than 0);
6. Auf OK klicken.

Verwenden Sie Eingabemeldungen, um Benutzer vor Fehlern zu leiten – besonders hilfreich bei weniger offensichtlichen Regeln wie Datumsformaten oder Rabattgrenzen.

Fehlermeldungen

Eine Fehlermeldung erscheint nachdem ein ungültiger Wert eingegeben wurde. Sie bestimmen sowohl den Inhalt der Meldung als auch, wie streng Excel reagiert.

So richten Sie es ein:

1. Datenüberprüfung öffnen → zum Tab Fehlermeldung wechseln;
2. Fehlermeldung anzeigen, nachdem ungültige Daten eingegeben wurden aktivieren;
3. Einen Stil auswählen, einen Titel und eine Fehlermeldung eingeben.

Die drei Meldungsstile

Dies ist die wichtigste Entscheidung bei der Konfiguration einer Fehlermeldung:

Stopp
Die strengste Option. Excel blockiert die Eingabe vollständig – der Benutzer kann erst fortfahren, wenn ein gültiger Wert eingegeben oder Abbrechen gedrückt wird. Verwenden Sie dies, wenn fehlerhafte Daten Ihre Logik beeinträchtigen würden.

Warnung
Excel kennzeichnet das Problem, gibt dem Benutzer aber die Wahl: trotzdem fortfahren oder abbrechen. Nützlich, wenn die Regel eher eine Richtlinie als eine feste Vorgabe ist.

Information
Die entspannteste Option. Excel zeigt die Meldung an, akzeptiert den Wert jedoch trotzdem. Am besten geeignet für Hinweise, bei denen Flexibilität erforderlich ist.

Aufgabe

Datei: S1_data_validation.xlsx → Kapitel 4 Arbeitsblatt nach Anwendung aller Validierungsregeln.

Die fünf Validierungsregeln aus Kapitel 3 sind bereits angewendet. Aufgabe ist es, Eingabemeldungen und Fehlermeldungen für jede Spalte hinzuzufügen:

Nach dem Einrichten sollte jede Spalte getestet werden, indem zunächst eine Zelle angeklickt wird (prüfen, ob das Tooltip erscheint), und anschließend ein ungültiger Wert eingegeben wird (prüfen, ob die Warnmeldung mit Ihrer Nachricht angezeigt wird). Beachten Sie, dass die Warnung beim Rabatt % das Fortfahren weiterhin erlaubt, während Stopp bei Menge dies nicht zulässt.