Arten von Validierungsregeln

Excel bietet mehrere integrierte Validierungstypen, die jeweils für eine bestimmte Art von Daten konzipiert sind. Die Wahl des richtigen Typs ist der erste Schritt zum Aufbau eines zuverlässigen Eingabesystems.

1. Liste

Beschränkt die Eingabe auf einen vordefinierten Satz von Werten. Benutzer sehen einen Dropdown-Pfeil und können nur aus den von Ihnen definierten Optionen auswählen.

Verwendung, wenn: das Feld eine feste Auswahl zulässiger Werte hat – Status, Regionen, Kategorien, Ja/Nein-Felder.

Beispiel: Die Spalte Status darf nur Open, Closed oder Pending akzeptieren – keine anderen Werte.

Die Liste kann direkt im Validierungsdialog (durch Kommas getrennt) eingegeben oder auf einen Bereich im Arbeitsblatt verwiesen werden.

2. Zahl (Ganzzahl & Dezimal)

Beschränkt die Eingabe auf numerische Werte innerhalb eines definierten Bereichs. Es können Ganzzahlen verlangt oder Dezimalzahlen zugelassen sowie Mindest- und Höchstgrenzen festgelegt werden.

Verwendung, wenn: ein Feld numerisch und innerhalb eines logischen Bereichs liegen muss.

Beispiele:

• Quantity → Ganzzahl, größer als 0;
• Discount % → Dezimalzahl, zwischen 0 und 30;
• Unit Price → Dezimalzahl, größer als 0.

3. Datum

Begrenzt die Eingabe auf gültige Daten, optional innerhalb eines bestimmten Bereichs. Excel behandelt Daten intern als Zahlen, sodass diese Regel zuverlässig mit Vergleichen funktioniert.

Verwendung, wenn: ein Feld festhält, wann etwas passiert ist oder geplant ist.

Beispiele:

• Order Date → muss ein gültiges Datum sein;
• Start Date → muss am oder nach dem Projektstartdatum liegen;
• End Date → muss nach dem Start Date liegen (wird in Abschnitt 3 mit Formeln behandelt).

4. Textlänge

Steuert nicht was eingegeben wird, sondern wie lang der Text sein darf. Nützlich für Felder mit bekannten Zeichenbegrenzungen.

Verwendung, wenn: ein Eintrag einem bestimmten Format oder Systemlimit entsprechen muss.

Beispiel: Ein Produktcode muss genau 6 Zeichen lang sein; ein Kommentarfeld darf 100 Zeichen nicht überschreiten.

5. Benutzerdefiniert

Ermöglicht die Steuerung der Validierungslogik durch beliebige Formeln. Dies ist der leistungsstärkste Typ und steht im Mittelpunkt von Abschnitt 3. Für den Moment genügt es zu wissen, dass er existiert – die Regel Customer Email (muss ein "@" enthalten) ist ein frühes Beispiel, wo benutzerdefinierte Validierung notwendig wird.

Wie Excel Regeln prüft

Wenn ein Benutzer einen Wert eingibt, prüft Excel diesen beim Verlassen der Zelle anhand Ihrer Regel. Bei einem Fehler reagiert Excel entsprechend dem konfigurierten Hinweis – der Eintrag kann blockiert, der Benutzer gewarnt oder einfach eine Nachricht angezeigt werden.