Explicación de Zaps de Múltiples Pasos
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Un Zap de múltiples pasos es un flujo de trabajo donde un solo disparador inicia múltiples acciones en secuencia. En lugar de que un disparador conduzca a una sola acción, un solo disparador puede ejecutar muchas acciones, lo que permite automatizar procesos empresariales completos dentro de un único flujo de trabajo cohesivo.
Los Zaps de un solo paso (un disparador, una acción) son útiles para aprender, pero los procesos empresariales reales rara vez se detienen en un solo paso. Los Zaps de múltiples pasos encadenan tantas acciones como sean necesarias, ya sean 2, 5, 10 o incluso más de 20, todas activadas por un solo evento.
La idea clave es que los datos fluyen hacia abajo. Cada paso en un Zap puede acceder a los datos de todos los pasos anteriores, no solo del paso inmediatamente anterior. Este flujo de datos acumulativo es lo que hace posible las automatizaciones sofisticadas.
Por qué los Zaps de un solo paso no son suficientes
Considere lo que realmente sucede cuando llega un nuevo cliente potencial:
- Agregarlo a una hoja de cálculo para su seguimiento;
- Notificar al equipo de ventas en Slack;
- Enviar un correo electrónico de bienvenida al cliente potencial;
- Actualizar su CRM para que nada se pase por alto;
- Crear una tarea de seguimiento para que alguien llame en un plazo de 24 horas;
Eso son cinco acciones separadas a partir de un solo evento. Gestionar esto manualmente es exactamente el tipo de trabajo repetitivo que conduce al agotamiento y a errores.
Las acciones se ejecutan en secuencia, una tras otra. Cada acción se completa antes de que comience la siguiente.
# Trigger (e.g., New Form Submission)
↓
# Action 1 (e.g., Add Row to Google Sheets)
↓
# Action 2 (e.g., Send Slack Message)
↓
# Action 3 (e.g., Send Email via Gmail)
↓
# Action 4 (e.g., Create HubSpot Contact)
↓
# Action 5 (e.g., Create Asana Task)
Varios Zaps independientes que se activan con el mismo evento generan desorden, son difíciles de mantener y complican la depuración cuando ocurre un error.
Reducción del Consumo de Tareas
Si estás agotando tareas más rápido de lo esperado:
Dos Zaps separados activados por el mismo evento a menudo pueden combinarse en un solo Zap de múltiples pasos. Esto no reduce las acciones, pero simplifica la gestión y puede revelar redundancias.
Los filtros detienen la ejecución de Zaps cuando no se cumplen las condiciones, y no cuentan como tareas. Agregar filtros para bloquear ejecuciones innecesarias ayuda a ahorrar tareas.
Disparadores de alta frecuencia (como Nuevo Correo Electrónico) combinados con múltiples acciones pueden consumir tareas rápidamente. Considera si cada evento necesita activar el Zap, o solo aquellos que cumplen criterios específicos.
Zaps que has olvidado pueden seguir ejecutándose y consumiendo tareas. Revisa periódicamente tus Zaps y desactiva aquellos que ya no sean necesarios.
Los Zaps de un solo paso son útiles para aprender, pero los flujos de trabajo reales requieren más. Los procesos empresariales dependen de múltiples acciones a partir de un solo disparador y datos compartidos entre pasos. Un Zap de múltiples pasos bien planificado es más fácil de gestionar, más eficiente y mucho más potente que automatizaciones fragmentadas de un solo paso.
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