Planificación de Automatizaciones Efectivas
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Concepto clave
La diferencia entre una construcción fluida y una frustrante suele depender de si se planificó primero. Incluso unos minutos de planificación ahorran horas de corrección.
Cuanto más compleja sea la automatización, más importante es esto. Un Zap de tres pasos suele poder construirse sobre la marcha, pero un flujo de trabajo de 15 a 30 pasos requiere planificación.
Qué sucede sin planificación
Este es el escenario típico cuando se omite la planificación:
- Comienza la construcción y todo va bien;
- Se da cuenta de que necesita datos que no fueron capturados en su disparador;
- Reestructura;
- Descubre una ruta condicional que no había considerado;
- Añade un Path, pero interrumpe el flujo de datos para otras acciones;
- Vuelve a reestructurar;
- Dos horas después, su Zap parece un plato de espaguetis;
- Ya no está seguro de lo que hace;
- Ha descubierto tres casos límite que podrían romper todo;
Esto le sucede a cualquiera que omite la planificación. La alternativa es simple: dedique unos minutos a mapear lo que va a construir antes de abrir Zapier.
Comience por lo básico definiendo claramente el problema que está resolviendo y el resultado final que desea, expresado en una sola frase.
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When a new lead submits the form, they get added to the CRM and sales gets notified.;
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When an order is placed, inventory is updated and the customer receives a confirmation;
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When an article is published, it gets shared across social media channels.
Expresar el problema que se está resolviendo y el resultado deseado en una sola frase. Esto aclara el propósito y el alcance de la automatización.
Determinar de dónde provienen los datos (el disparador) y qué campos de datos están disponibles. Considerar los formatos de datos y los campos obligatorios frente a los opcionales.
Enumerar todos los destinos de los datos y quiénes necesitan notificaciones. Esto ayuda a estimar la cantidad de acciones que requerirá la automatización.
Esquematizar los pasos, condiciones y transformaciones de datos entre la entrada y la salida. Visualizar el flujo de trabajo, incluyendo cualquier ramificación para diferentes escenarios.
Anticipar posibles fallos (por ejemplo, datos faltantes, errores de API) y decidir cómo debe manejar cada situación la automatización para evitar problemas.
Esta es una guía, no un conjunto de reglas estrictas.
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