Prevenir Datos Incorrectos

El principio estructural más importante en un archivo de Excel bien construido: entrada y cálculo están separados. Solo las celdas dedicadas a la entrada deben aceptar escritura manual. Todas las demás celdas deben estar bloqueadas, en blanco o contener fórmulas. Esta separación es lo que hace que un libro de trabajo sea predecible a medida que crece.

Excel admite seis tipos de reglas de validación. Cada una controla una dimensión diferente de lo que se permite.

Listas desplegables

La entrada de texto libre en columnas categóricas ("Paid", "PAID", "paid", "Piad") genera inconsistencias que rompen silenciosamente los filtros y tablas dinámicas. Las listas desplegables eliminan este problema por completo al hacer que los usuarios elijan en lugar de escribir.

1. Lista estática: fuente escrita directamente en el cuadro de diálogo de validación: Paid,Pending,Cancelled;

2. Lista dinámica: fuente que apunta a una columna de tabla nombrada en otra hoja: =INDIRECT("Table1[Status]").

Reglas de validación

La validación de longitud de texto, número entero y fecha funcionan de la misma manera internamente: se define una condición y Excel bloquea cualquier dato que no la cumpla. Lo que varía es la dimensión que se verifica:

• Longitud de texto no analiza el valor en sí, sino que cuenta los caracteres usando LEN() internamente. Así, "1234" y "hello" tienen ambos longitud 4, sin importar el tipo. Útil para números de teléfono, códigos postales o cualquier campo con un requisito fijo de caracteres;
• Número entero verifica que el valor esté dentro de un rango numérico y no tenga componente decimal;
• Decimal realiza la misma comprobación de límites pero permite valores fraccionarios, útil para precios o mediciones;
• Fecha es la más sutil. Como las fechas se almacenan como números de serie, una regla como "mayor que hoy" es en realidad una comparación numérica: TODAY() devuelve un entero y la fecha ingresada solo necesita producir uno mayor para pasar.

Mensajes de entrada vs Alertas de error

La validación tiene dos capas de comunicación. La primera indica a los usuarios qué deben ingresar antes de intentarlo. La segunda controla lo que sucede cuando ingresan algo no válido. Estas se configuran en pestañas separadas del cuadro de diálogo Validación de datos.

Eliminación de duplicados

Usar Datos → Quitar duplicados. Seleccionar las columnas para comparar. Excel mantiene la primera aparición de cada combinación y elimina las demás. Recomendado para datos importados o históricos.

Tarea

1. Crear una lista desplegable controlada para el Estado de Pago
   
   

Ubicar la columna Payment Status en el conjunto de datos y seleccionar todas las filas con datos, incluida la más reciente. Abrir Validación de datos, elegir Lista e ingresar las opciones: Paid, Pending.

Hacer clic en cualquier celda de la columna para confirmar que aparece la lista desplegable. Intentar escribir un valor diferente: debería estar restringido o mostrar una advertencia.

2. Convertir la lista desplegable en un sistema dinámico

Crear una fuente para la lista desplegable en una nueva hoja. En la celda A1, escribir Statuses. En A2 y A3, ingresar Paid y Pending. Convertir este rango en una tabla usando Ctrl/Cmd + T.

Volver al conjunto de datos principal, seleccionar la columna Payment Status y abrir nuevamente la Validación de datos. Reemplazar la fuente con: =INDIRECT("TableName[Statuses]") Asegurarse de usar el nombre real de la tabla.

Para probarlo, regresar a la tabla fuente y agregar un nuevo valor, como Booked. Luego volver al conjunto de datos y confirmar que el nuevo valor aparece automáticamente en la lista desplegable.

3. Eliminar registros duplicados

Seleccionar todo el conjunto de datos o la tabla. Ir a Datos → Quitar duplicados y elegir una columna única como Order ID.

Excel mostrará cuántos duplicados fueron eliminados — confirmar el resultado.