Prevención de Entradas Incorrectas

El principio estructural más importante en un archivo de Excel bien construido: entrada y cálculo están separados. Solo las celdas dedicadas a la entrada deben aceptar escritura manual. Todas las demás celdas deben estar bloqueadas, en blanco o controladas por fórmulas. Esta separación es lo que hace que un libro de trabajo sea predecible a medida que crece.

Excel admite seis tipos de reglas de validación. Cada una controla una dimensión diferente de lo que se permite.

Listas desplegables

La entrada de texto libre en columnas categóricas ("Paid", "PAID", "paid", "Piad") crea inconsistencias que rompen silenciosamente los filtros y tablas dinámicas. Las listas desplegables eliminan esto por completo al hacer que los usuarios elijan en lugar de escribir.

1. Lista estática: fuente escrita directamente en el cuadro de diálogo de validación: Paid,Pending,Cancelled;

2. Lista dinámica: fuente que apunta a una columna de tabla nombrada en otra hoja: =INDIRECT("Table1[Status]").

Reglas de validación

La validación de longitud de texto, número entero y fecha funcionan de la misma manera internamente: se define una condición y Excel bloquea cualquier valor que no la cumpla. Lo que varía es la dimensión que se verifica:

• Longitud de texto no analiza el valor en sí, sino que cuenta los caracteres usando LEN() internamente. Así, "1234" y "hello" tienen longitud 4, sin importar el tipo. Útil para números de teléfono, códigos postales o cualquier campo con un requisito fijo de caracteres;
• Número entero verifica que el valor esté dentro de un rango numérico y no tenga componente decimal;
• Decimal realiza la misma comprobación de límites pero permite valores fraccionarios, útil para precios o medidas;
• Fecha es la más sutil. Como las fechas se almacenan como números de serie, una regla como "mayor que hoy" es en realidad una comparación numérica: TODAY() devuelve un entero y la fecha ingresada solo necesita producir un número mayor para pasar.

Mensajes de entrada vs Alertas de error

La validación tiene dos capas de comunicación. La primera indica a los usuarios qué deben ingresar antes de que lo intenten. La segunda controla lo que sucede cuando ingresan algo no válido. Estas se configuran en pestañas separadas del cuadro de diálogo Validación de datos.

Eliminación de duplicados

Usar Datos → Quitar duplicados. Seleccionar las columnas para comparar. Excel mantiene la primera aparición de cada combinación y elimina el resto. Recomendado para datos importados o históricos.

1. Crear un menú desplegable controlado para Estado de Pago
   
   

Ubica la columna Estado de Pago en tu conjunto de datos y selecciona todas las filas con datos, incluida la más reciente. Abre Validación de datos, elige Lista e ingresa las opciones: Paid, Pending.

Haz clic en cualquier celda de la columna para confirmar que aparece el menú desplegable. Intenta escribir un valor diferente: debería estar restringido o mostrar una advertencia.

2. Convertir el menú desplegable en un sistema dinámico

Crea una fuente para el menú desplegable en una nueva hoja. En la celda A1, escribe Statuses. En A2 y A3, ingresa Paid y Pending. Convierte este rango en una tabla usando Ctrl/Cmd + T.

Regresa a tu conjunto de datos principal, selecciona la columna Estado de Pago y abre nuevamente la Validación de datos. Reemplaza la fuente con: =INDIRECT("TableName[Statuses]") Asegúrate de usar el nombre real de tu tabla.

Para probarlo, vuelve a la tabla fuente y agrega un nuevo valor, como Booked. Luego regresa a tu conjunto de datos y confirma que el nuevo valor aparece automáticamente en el menú desplegable.

3. Eliminar registros duplicados

Selecciona todo el conjunto de datos o la tabla. Ve a Datos → Quitar duplicados y elige una columna única como Order ID.

Excel mostrará cuántos duplicados se eliminaron; confirma el resultado.