Listas Desplegables Dependientes

Una lista desplegable dependiente es una lista que cambia según lo seleccionado en otra celda. El ejemplo clásico en nuestra tabla: cuando un usuario elige Tech en la columna Category, la lista desplegable Product debe mostrar solo Laptop y Phone, y no Chair o Desk. Si se cambia la categoría a Office, la lista de productos se actualiza en consecuencia.

Esto se denomina validación en cascada: una selección determina la siguiente.

Lógica detrás de la función

El truco consiste en combinar dos conceptos ya conocidos:

• Rangos con nombre: uno por cada categoría, cada uno apuntando a la lista de productos correspondiente;
• INDIRECT: para seleccionar dinámicamente qué rango con nombre usar según la celda de categoría.

Si los rangos con nombre se llaman Tech y Office, y la categoría se selecciona en la celda D2, entonces esta fórmula en el campo de validación de Product: =INDIRECT(D2).

Configuración paso a paso

Paso 1 — Preparar las listas en la hoja Lists:

• E1: Laptop
• E2: Phone
• F1: Chair
• F2: Desk

Paso 2 — Crear un rango con nombre para cada categoría:

• Selecciona E1:E2 → en la Barra de nombres escribe Tech;
• Selecciona F1:F2 → en la Barra de nombres escribe Office.

Paso 3 — Aplicar validación a la columna Product:

1. Seleccionar las celdas de la columna Product (E2:E51);
2. Abrir Data Validation → Settings → List;
3. En Source, escribir: =INDIRECT(D2) — donde D2 es la primera celda de Category;
4. Hacer clic en OK

Una limitación conocida

Si la celda de Category está vacía, INDIRECT no tiene nada que resolver y Excel mostrará un error de validación cuando el usuario haga clic en el desplegable de Product. Puedes suprimir esto marcando Ignore blank en la regla de validación de Product — explicado en Section 1, Chapter 5.

Tarea

1. Probar seleccionando Tech en Category — confirmar que solo aparecen Laptop y Phone en la columna Product;
2. Cambiar Category a Office — confirmar que la lista de Product cambia a Chair y Desk o revisar cualquier celda en la columna Product junto al valor Office en la columna Category (por ejemplo, la celda E4);
3. Ir a la hoja Lists y agregar Tablet debajo de Phone en la columna E;
4. Abrir Formulas → Name Manager, buscar el rango nombrado Tech y expandirlo para incluir la nueva fila (E1:E3);
5. Revisar nuevamente el desplegable de Product — confirmar que ahora aparece Tablet.