Tipos de Reglas de Validación

Excel ofrece varios tipos de validación integrados, cada uno diseñado para un tipo específico de dato. Elegir el tipo adecuado es el primer paso para construir un sistema de entrada confiable.

1. Lista

Restringe la entrada a un conjunto predefinido de valores. Los usuarios ven una flecha desplegable y solo pueden elegir entre las opciones que definas.

Usar cuando: el campo tiene un conjunto fijo de valores aceptables — estados, regiones, categorías, campos sí/no.

Ejemplo: la columna Status solo debe aceptar Open, Closed o Pending — nada más.

Puedes escribir la lista directamente en el cuadro de diálogo de validación (separados por comas) o hacer referencia a un rango en la hoja.

2. Número (Número entero y decimal)

Restringe la entrada a valores numéricos dentro de un rango definido. Puedes requerir números enteros o permitir decimales, y establecer límites mínimos/máximos.

Usar cuando: un campo debe ser numérico y estar dentro de un rango lógico.

Ejemplos:

• Quantity → número entero, mayor que 0;
• Discount % → decimal, entre 0 y 30;
• Unit Price → decimal, mayor que 0.

3. Fecha

Limita la entrada a fechas válidas, opcionalmente dentro de un rango específico. Excel trata las fechas como números internamente, por lo que esta regla funciona de manera confiable con comparaciones.

Usar cuando: un campo registra cuándo ocurrió o está programado algo.

Ejemplos:

• Order Date → debe ser una fecha válida;
• Start Date → debe ser en o después de la fecha de inicio del proyecto;
• End Date → debe ser posterior a Start Date (cubierto en la Sección 3 con fórmulas).

4. Longitud de texto

No controla qué texto se ingresa, sino cuánto puede medir. Útil para campos con límites conocidos de caracteres.

Usar cuando: una entrada debe ajustarse a un formato específico o restricción del sistema.

Ejemplo: un código de producto debe tener exactamente 6 caracteres; un campo de comentarios no debe exceder los 100 caracteres.

5. Personalizado

Permite que cualquier fórmula determine la lógica de validación. Este es el tipo más potente y el enfoque de la Sección 3. Por ahora, solo ten en cuenta que existe — la regla de Customer Email (debe contener "@") es un ejemplo temprano de cuándo la validación personalizada se vuelve necesaria.

Cómo evalúa Excel las reglas

Cuando un usuario ingresa un valor, Excel lo verifica con tu regla al salir de la celda. Si falla, Excel responde según el tipo de alerta que hayas configurado — puede bloquear la entrada, advertir al usuario o simplemente mostrar un mensaje.