Hakulogiikan Ymmärtäminen

Edellytykset

• Excel aloittelijoille

Haku-toiminnot noutavat liittyvää tietoa toisesta taulusta jaetun tunnisteen perusteella. Liiketoimintamalleissa tietoja ei yleensä tallenneta yhteen suureen tauluun. Sen sijaan tiedot on järjestetty erillisiin tauluihin, jotka yhdistetään avaimen avulla. Avain on yksilöllinen arvo, joka yhdistää tietueet taulujen välillä. Esimerkiksi:

• Employee ID yhdistää työntekijän tiedot palkkatietoihin;
• Product ID yhdistää tuotteet hinnastotauluihin;
• Customer ID yhdistää asiakkaat tilaushistoriaan.

Haku-funktiot mahdollistavat Excelissä arvon etsimisen yhdestä taulukosta, vastaavan avaimen löytämisen ja siihen liittyvien tietojen palauttamisen toisesta sarakkeesta.

On olemassa kaksi pääasiallista hakustrategiaa:

• Tarkka vastaavuus: käytetään, kun tunnisteiden on vastattava täydellisesti, kuten tunnusnumerot tai koodit;
• Läheinen vastaavuus: käytetään, kun työskennellään vaihteluvälien, kuten veroluokkien tai alennustasojen kanssa.

Tämän logiikan ymmärtäminen on tärkeämpää kuin kaavojen ulkoa opettelu. Jos rakenne on oikea, haku toimii. Jos rakenne on rikki, kaava epäonnistuu.

Kuvittele kaksi taulukkoa:

Taulukko 1 Työntekijät

Taulukko 2 Palkat

Yhteinen avain on Employee ID. Haku hakee palkan Taulukko 2:sta ja sijoittaa sen työntekijän tietojen viereen Taulukko 1:ssä.

Tämä on relaatioajattelua.