Virheellisen Syötteen Estäminen

Tärkein rakenteellinen periaate hyvin rakennetussa Excel-tiedostossa: syöttö ja laskenta ovat erillään. Vain erikseen määritellyt syöttösolut sallivat manuaalisen kirjoittamisen. Kaikki muut solut tulee olla lukittuja, tyhjiä tai kaavioon perustuvia. Tämä erottelu tekee työkirjasta ennustettavan sen kasvaessa.

Excel tukee kuutta erilaista validointisääntöä. Jokainen sääntö hallitsee eri osa-aluetta siitä, mitä arvoja sallitaan.

Pudotusvalikot

Vapaamuotoinen tekstinsyöttö kategorisissa sarakkeissa ("Paid", "PAID", "paid", "Piad") aiheuttaa epäjohdonmukaisuuksia, jotka voivat huomaamatta rikkoa suodattimet ja pivot-taulukot. Pudotusvalikot poistavat tämän ongelman kokonaan pakottamalla käyttäjän valitsemaan vaihtoehdon kirjoittamisen sijaan.

1. Staattinen lista: lähde kirjoitetaan suoraan validointivalintaikkunaan: Paid,Pending,Cancelled;

2. Dynaaminen lista: lähde viittaa nimettyyn taulukkosarakkeeseen toisella välilehdellä: =INDIRECT("Table1[Status]").

Vahvistussäännöt

Tekstin pituuden, kokonaislukujen ja päivämäärien vahvistus toimivat kaikki samalla tavalla taustalla — määrität ehdon, ja Excel estää kaiken, mikä ei täytä sitä. Erona on tarkasteltava ulottuvuus:

• Tekstin pituus ei tarkastele arvoa itsessään — se laskee merkit sisäisesti LEN()-funktiolla. Esimerkiksi "1234" ja "hello" ovat molemmat pituudeltaan 4, tyypistä riippumatta. Hyödyllinen puhelinnumeroille, postinumeroille tai kentille, joissa on kiinteä merkkimäärä;
• Kokonaisluku tarkistaa, että arvo on tietyllä numeerisella välillä eikä sisällä desimaaleja;
• Desimaali on samanlainen raja-arvotarkistus, mutta sallii murto-osat — hyödyllinen esimerkiksi hinnoille tai mittauksille;
• Päivämäärä on hienovaraisin. Koska päivämäärät tallennetaan sarjanumeroina, sääntö kuten "suurempi kuin tänään" on itse asiassa numeerinen vertailu — TODAY() palauttaa kokonaisluvun, ja syötetyn päivämäärän täytyy tuottaa suurempi arvo läpäistäkseen tarkistuksen.

Syöteviestit vs. virheilmoitukset

Vahvistuksella on kaksi viestintätasoa. Ensimmäinen kertoo käyttäjälle, mitä tulee syöttää ennen kuin hän yrittää. Toinen määrittää, mitä tapahtuu, jos syöte on virheellinen. Nämä asetetaan Tietojen vahvistus -valintaikkunan eri välilehdillä.

Kaksoiskappaleiden poistaminen

Käytä Data → Remove Duplicates. Valitse sarakkeet, joita vertaillaan. Excel säilyttää jokaisen yhdistelmän ensimmäisen esiintymän ja poistaa loput. Sopii parhaiten tuodulle tai historialliselle datalle.

Tehtävä

1. Luo ohjattu pudotusvalikko Maksun tila -sarakkeelle
   
   

   Etsi Maksun tila -sarake tietojoukostasi ja valitse kaikki rivit, joissa on tietoja, mukaan lukien uusin rivi. Avaa Tietojen validointi, valitse Luettelo ja syötä vaihtoehdot: Paid, Pending.
   
   

Napsauta mitä tahansa solua sarakkeessa varmistaaksesi, että pudotusvalikko ilmestyy. Kokeile kirjoittaa jokin muu arvo — sen pitäisi estyä tai näyttää varoitus.

2. Muuta pudotusvalikko dynaamiseksi järjestelmäksi

Luo lähde pudotusvalikolle uudelle taulukolle. Kirjoita soluun A1 Statuses. Soluihin A2 ja A3 syötä Paid ja Pending. Muunna tämä alue taulukoksi painamalla Ctrl/Cmd + T.

Palaa pääasialliseen tietojoukkoosi, valitse Maksun tila -sarake ja avaa Tietojen validointi uudelleen. Korvaa lähde seuraavalla: =INDIRECT("TableName[Statuses]") Muista käyttää todellista taulukon nimeäsi.

Testaa lisäämällä uusi arvo lähdetaulukkoon, esimerkiksi Booked. Palaa sitten tietojoukkoosi ja varmista, että uusi arvo näkyy automaattisesti pudotusvalikossa.

3. Poista kaksoiskappaleet

Valitse koko tietojoukko tai taulukko. Siirry kohtaan Data → Remove Duplicates ja valitse yksilöllinen sarake, kuten Order ID.

Excel näyttää, kuinka monta kaksoiskappaletta poistettiin — vahvista tulos.