Tietomallista Raportointiin

Malli määrittää, mitä voidaan yhdistää. Jos kahden taulun välillä on relaatio, mikä tahansa pivot-taulukko voi yhdistää kenttiä molemmista ilman kaavoja. Jos polkua ei ole, yhteyttä ei voi muodostaa.

Kolme liiketoimintakysymystä

1. Mikä alue tuottaa eniten liikevaihtoa?

• Lähdetaulu: Customers;
• Rivien kenttä: Region;
• Sarakkeet: Category (Products);
• Arvot: Total Sales (mittari).

2. Miten myynti kehittyy kuukausittain?

• Lähdetaulu: Dates;
• Rivien kentät: Year, sitten Month Name;
• Arvot: Total Sales (mittari).

3. Miten asiakassegmentit vertautuvat?

• Lähdetaulu: Customers;
• Rivien kenttä: Segment;
• Arvot: Total Sales, Transaction Count, Average Order Value.

Pivot-taulukon arvojen muotoilu

Raakatiedot pivot-taulukossa ovat vaikeampia lukea kuin muotoillut luvut — erityisesti, kun tietoja jaetaan sidosryhmille. Sovella valuuttamuotoilua kaikkiin rahamääräisiin mittareihin suoraan pivot-taulukossa:

1. Napsauta mitä tahansa solua mittarisarakkeessa, jonka haluat muotoilla;
2. Siirry kohtaan Pivot-taulukkoanalyysi → Kenttäasetukset;
3. Napsauta Lukumäärän muotoilu -painiketta valintaikkunan alareunassa;
4. Valitse Valuutta, valitse sopiva symboli ja napsauta OK.

Kuukausien nimien oikea lajittelu

Kuukausien nimet ovat tekstiarvoja. Excel lajittelee tekstin oletuksena aakkosjärjestykseen — mikä sijoittaa huhtikuun ennen tammikuuta ja helmikuun ennen maaliskuuta. Kaikissa aikaperusteisissa pivot-taulukoissa tämä on korjattava, jotta tiedot ovat merkityksellisiä.

1. Napsauta hiiren oikealla mitä tahansa kuukausen nimeä pivot-taulukon rivialueella
2. Valitse Lajittele → Lisää lajitteluvaihtoehtoja;
3. Valitse Nouseva lajitellaksesi tammikuu → joulukuu;
4. Täyden hallinnan saamiseksi käytä Manuaalinen-vaihtoehtoa ja vedä kuukaudet oikeaan järjestykseen.

Malli raportointimoottorina

Jokainen kolmesta pivot-taulukosta hyödyntää mallin eri tauluja samanaikaisesti. Pivot-taulukko 1 yhdistää Customers-, Products- ja Sales-taulut yhteen näkymään.

Ennen tietomallinnusta Region, Category ja Sales-kokonaissummien yhdistäminen yhteen taulukkoon vaati VLOOKUP- tai SUMIFS-kaavoja, jotka piti kirjoittaa uudelleen aina, kun tiedot muuttuivat. Mallin avulla sama tulos saadaan vetämällä kolme kenttää pivot-taulukkoon — ja se päivittyy automaattisesti, kun uutta dataa ladataan.

Tehtävä

Tavoitteena on rakentaa kolme Pivot-taulukkoa, joista jokainen vastaa tiettyyn liiketoimintakysymykseen. Jokaisessa Pivot-taulukossa tulee käyttää kenttiä vähintään kahdesta eri taulusta. Luo jokainen Pivot-taulukko uudelle välilehdelle ja nimeä välilehti ohjeen mukaisesti.

Pivot-taulukko 1 — Liikevaihto segmenteittäin ja kategorioittain (välilehden nimi: PT_Task1)

Liiketoimintakysymys: Mikä asiakassegmentti tuottaa eniten liikevaihtoa ja eroavatko kategoriat segmenttien välillä?

Lisää mallipohjainen Pivot-taulukko (Lisää → Pivot-taulukko → Käytä tämän työkirjan tietomallia) uudelle välilehdelle nimeltä PT_Task1, ja tee seuraavat:

• Lisää Segment Customers-taulusta riveihin.
• Lisää Category Products-taulusta sarakkeisiin.
• Lisää [Total Sales] -mittari Sales-taulusta arvoihin.
• Muotoile arvot valuuttana kahdella desimaalilla.

Pivot-taulukko 2 — Kuukausittainen tapahtumamäärä (välilehden nimi: PT_Task2)

Liiketoimintakysymys: Kuinka monta tilausta tehtiin kuukausittain ja millä vuosineljänneksellä oli suurin määrä?

Lisää toinen mallipohjainen Pivot-taulukko uudelle välilehdelle nimeltä PT_Task2, ja tee seuraavat:

• Lisää Quarter Dates-taulusta riveihin.
• Lisää MonthName Dates-taulusta riveihin, Quarterin alle sisennettynä.
• Lisää [Transaction Count] -mittari Sales-taulusta arvoihin.
• Muotoile arvot kokonaisluvuiksi (ei desimaaleja).

Tarkista: vuosineljänneksen osasummien tulee olla yhtä suuret kuin kyseisen neljänneksen kuukausittaisten Transaction Count -arvojen summa. Jos näin ei ole, tarkista että rivit on sisennetty oikein (Quarter ulommaisena, MonthName sisempänä).

Pivot-taulukko 3 — Kolme mittaria alueittain (välilehden nimi: PT_Task3)

Liiketoimintakysymys: Miten neljä aluetta vertautuvat kokonaisliikevaihdon, tilausten määrän ja keskimääräisen tilauskoon suhteen?

Lisää kolmas mallipohjainen Pivot-taulukko uudelle välilehdelle nimeltä PT_Task3, ja tee seuraavat:

• Lisää Region Customers-taulusta riveihin.
• Lisää [Total Sales], [Transaction Count] ja [Avg Order Value] Sales-taulusta arvoihin.
• Muotoile Total Sales ja Avg Order Value valuuttana. Muotoile Transaction Count kokonaislukuna.