Syöttöviestit ja virheilmoitukset

Edellisessä luvussa näit Excelin oletusvirheilmoituksen — yleisen ponnahdusikkunan, jossa lukee esimerkiksi "The value you entered is not valid." Se estää syötteen, mutta ei kerro käyttäjälle mitään hyödyllistä: ei sääntöä, ei odotettua muotoa, ei korjausohjeita.

Excel tarjoaa kaksi työkalua tämän kokemuksen parantamiseen: Syöttöviestit ja Virheilmoitukset.

Syöttöviestit

Syöttöviesti näkyy pienenä työkaluvihjeenä kun käyttäjä napsauttaa validoitua solua — ennen kuin hän edes alkaa kirjoittaa. Se on ennakoiva vihje, ei reaktio virheeseen.

Määrittäminen:

1. Valitse validoitu solu tai alue;
2. Avaa Tietojen validointi → siirry Syöttöviesti-välilehdelle;
3. Valitse Näytä syöttöviesti, kun solu on valittuna;
4. Anna Otsikko (lihavoitu, lyhyt — esim. Quantity);
5. Anna Viesti (esim. Enter a whole number greater than 0);
6. Napsauta OK.

Käytä syöttöviestejä ohjaamaan käyttäjiä ennen virheiden syntymistä — erityisen hyödyllistä vähemmän ilmeisille säännöille, kuten päivämäärämuodoille tai alennusrajoille.

Virheilmoitukset

Virheilmoitus aktivoituu sen jälkeen, kun virheellinen arvo on syötetty. Voit itse määrittää sekä viestin sisällön että sen, kuinka tiukasti Excel reagoi.

Määrittäminen:

1. Avaa Tietojen validointi → siirry Virheilmoitus-välilehdelle;
2. Valitse Näytä virheilmoitus, kun virheellistä tietoa syötetään;
3. Valitse Tyyli, kirjoita Otsikko ja Virheilmoitus.

Kolme ilmoitustyyliä

Tämä on tärkein päätös virheilmoitusta määritettäessä:

Pysäytys
Tiukin vaihtoehto. Excel estää syötteen kokonaan — käyttäjä ei voi jatkaa ennen kuin syöttää kelvollisen arvon tai painaa Peruuta. Käytä tätä, kun virheellinen tieto rikkoisi logiikkasi.

Varoitus
Excel merkitsee ongelman, mutta antaa käyttäjälle valinnan: jatka silti tai peruuta. Hyödyllinen, kun sääntö on ohjeellinen eikä ehdoton vaatimus.

Tieto
Rennompi vaihtoehto. Excel näyttää viestin, mutta hyväksyy arvon joka tapauksessa. Paras neuvoville huomautuksille, kun joustavuutta tarvitaan.

Tehtävä

Tiedosto: S1_data_validation.xlsx → Luku 4 -välilehti kaikkien validointisääntöjen jälkeen.

Viisi validointisääntöä luvusta 3 on jo käytössä. Tehtävänä on lisätä Syöttöviestit ja Virheilmoitukset jokaiseen sarakkeeseen:

Kun kaikki on asetettu, testaa jokainen sarake napsauttamalla ensin solua (tarkista, että työkaluvihje ilmestyy), ja syötä sitten virheellinen arvo (tarkista, että hälytys tulee näkyviin viestilläsi). Huomaa, että Varoitus Alennus % -sarakkeessa sallii jatkamisen, kun taas Pysäytä Määrä-sarakkeessa ei salli sitä.