Uudelleenkäytettävän Mallipohjan Rakentaminen

Uudelleenkäytettävä malli mahdollistaa saman koontinäytön päivittämisen uudella datalla joka kuukausi ilman, että mitään tarvitsee rakentaa uudelleen.

Kuusi vaihetta uudelleenkäytettävän mallin luomiseen

1. Varmista mallin laatu ensin

Mallinna vain työkirja, joka on jo läpäissyt luotettavuuden, selkeyden, tehokkuuden ja valmiuden tarkistukset. 2. Vakioi kaikki nimet

Tarkista jokainen taulun nimi, välilehden nimi ja mittarin nimi. Poista kaikki väliaikaiset — testivälilehdet, luonnosmerkinnät, sarakkeet nimeltä "Column1" tai "Sheet4". Rakennusvaiheessa järkevät nimet eivät usein kerro mitään uudelle käyttäjälle. Jokaisen nimen tulee kuvata tarkasti sisältönsä. 3. Laajenna päivämäärätaulukkoa

Päivämäärätaulukko, joka päättyy kuluvan vuoden joulukuuhun, vaatii uudelleenrakentamista ennen seuraavan vuoden tammikuuta. Laajenna sitä vähintään kahdella tai kolmella vuodella nykyisen raportointijakson yli. Tämä vaihe jää useimmiten väliin ja aiheuttaa eniten ongelmia uuden vuoden alkaessa.

Jos päivämäärätaulukko ei kata päivämäärää, joka esiintyy Sales-taulussa, aikaperusteiset mittarit tuottavat virheellisiä tuloksia tai tyhjiä arvoja kyseisille päiville. 4. Piilota infrastruktuurivälilehdet

Lopullisessa mallissa Dashboard-välilehti — ja halutessa Notes-välilehti — ovat ainoat näkyvät välilehdet. Kaikki raakadatan ja pivot-taulukoiden välilehdet tulee piilottaa. Ne pysyvät täysin toiminnallisina; piilottaminen vain poistaa ne välilehtipalkista, jotta mallin käyttäjä ei näe välilehtiä, joita ei tule muokata.

5. Lisää tai päivitä Notes-välilehti

   Notes-välilehti dokumentoi asiat, jotka tekijä tietää oletuksena. Sen tulisi sisältää seuraavat osiot:

   • How to refresh: vaiheittaiset ohjeet lähdedatan päivittämiseen ja Power Pivotin päivittämiseen;
   • Key assumptions: mallin rakentamisen aikana tehdyt päätökset, jotka vaikuttavat datan tulkintaan;
   • Sheet guide: lyhyt kuvaus jokaisesta piilotetusta välilehdestä — mitä se sisältää ja miksi se on olemassa;
   • Template version: päivämäärä, jolloin malli on viimeksi päivitetty — päivitettävä aina, kun mallia muutetaan.

6. Tallenna puhdas mallikopio

Tallenna validoitu, dokumentoitu ja nimiltään vakioitu tiedosto päämalliksi. Älä koskaan liitä uutta dataa suoraan tähän tiedostoon. Avaa malli joka kuukausi, tallenna se heti uudella nimellä, joka sisältää raportointijakson, ja työskentele sillä kopiolla. Päämalli pysyy aina puhtaana ja uudelleenkäytettävänä.

Tehtävä

Tehtävänäsi on muuttaa tarkastettu työkirja uudelleenkäytettäväksi mallipohjaksi, jota voidaan käyttää seuraavalla raportointikierroksella.

Vaihe 1 — Tarkista, mitkä osat pysyvät muuttumattomina

Avaa työkirja ja tunnista ne osat, joiden tulee pysyä vakaina kierroksesta toiseen.

1. Listaa taulujen nimet, suhteet, mittarit ja dashboard-elementit, joiden ei tule muuttua.
2. Kirjoita yksi lause, jossa selität, miksi rakenteen tulee pysyä muuttumattomana, vaikka data vaihtuu.

Vaihe 2 — Nimeä uudelleen

Tarkista työkirjasta väliaikaiset otsikot tai luonnosnimet.

1. Nimeä uudelleen kaikki taulukot, taulut tai mittarit, joiden nimet ovat väliaikaisia, epäselviä tai keskeneräisiä.
2. Varmista, että lopulliset nimet ovat lyhyitä, pysyviä ja kuvaavia.

Vaihe 3 — Valmistele Dates-taulu

Tarkista, ulottuuko Dates-taulu riittävän pitkälle tulevaisuuteen.

1. Vahvista Dates-taulun päättymispäivä.
2. Jos se päättyy liian aikaisin, laajenna sitä, jotta työkirjaa ei tarvitse rakentaa uudelleen seuraavaa jaksoa varten.
3. Kirjoita lyhyt huomautus työkirjaan, jossa kuvataan päivämäärien kattavuus.

Vaihe 4 — Piilota infrastruktuuritaulukot

Tee lopullisesta mallipohjasta helpompi käyttää piilottamalla sisäiset taulukot.

1. Piilota raakadatan taulukot ja PT_-taulukot.
2. Jätä Dashboard näkyviin ja pidä Notes-taulukko näkyvissä, jos se kuuluu luovutukseen.
3. Tarkista, että piilotetut taulukot ovat edelleen olemassa ja työkirja toimii piilottamisen jälkeen.

Vaihe 5 — Lisää luovutushuomautukset

Lisää lyhyt Notes-taulukko, jos sellaista ei vielä ole.

1. Selitä, mihin uudet tiedot tulee lisätä.
2. Selitä, miten työkirja päivitetään.
3. Listaa oletukset, joita tulevan käyttäjän ei tule rikkoa.

Vaihe 6 — Tallenna mallipohjakopio

Tallenna puhdistettu työkirja uudelleenkäytettävänä mallipohjatiedostona.

1. Anna tiedostolle selkeä mallipohjan nimi.
2. Säilytä alkuperäinen tarkastettu työkirja muuttumattomana.
3. Kirjoita yksi lause Notes-taulukkoon, jossa kerrotaan, miten mallipohjaa käytetään seuraavalla kerralla.