Kommentit ja viestintä

Excel mahdollistaa yhteistyökumppaneiden viestinnän suoraan jaetuissa työkirjoissa käyttämällä kommentteja ja mainintoja. Tämä auttaa tiimejä keskustelemaan muutoksista, esittämään kysymyksiä ja tarkastelemaan tietoja ilman ulkoisia viestintävälineitä.

Kommentit ovat erityisen hyödyllisiä, kun useat käyttäjät työskentelevät raporttien, budjettien, ennusteiden tai projektiseurantojen parissa.

Ketjutettujen kommenttien ymmärtäminen

Uusissa Excel-versioissa käytetään ketjutettuja kommentteja, joiden avulla käyttäjät voivat luoda keskusteluja, jotka liitetään tiettyihin soluihin.

Kun kommentti lisätään:

• Pieni merkki ilmestyy solun sisään;
• Yhteistyökumppanit voivat vastata keskusteluun;
• Keskustelu pysyy yhteydessä taulukon tietoihin.

Tämä tekee työkirjan viestinnästä järjestelmällisempää ja helpommin seurattavaa.

Kommenttien lisääminen soluihin

Kommentin lisääminen:

1. Valitse solu;
2. Napsauta solua hiiren kakkospainikkeella;
3. Valitse Uusi kommentti;
4. Kirjoita viesti.

Kommentteja käytetään yleisesti:

• Pyytämään tietojen päivityksiä;
• Selittämään laskentakaavoja;
• Tarkistamaan poikkeavia arvoja;
• Jättämään palautetta yhteistyökumppaneille.

Koska kommentit pysyvät kiinnitettyinä taulukon soluihin, keskustelut säilyvät yhteydessä olennaisiin tietoihin.

Mainintojen käyttäminen

Excel tukee @mainintoja kommenttien sisällä. Maininnat ilmoittavat tietyille yhteistyökumppaneille ja auttavat kiinnittämään huomion tärkeisiin muutoksiin työkirjassa.

Esimerkiksi:

@Daniel Ole hyvä ja tarkista Q3:n liikevaihtosummat.

Kun yhteistyökumppani mainitaan, Excel voi lähettää ilmoituksen jakamisympäristöstä ja tiliasetuksista riippuen.

Maininnat parantavat viestintää ja vähentävät väärinkäsityksiä yhteisprojekteissa.

Kommenttien ratkaiseminen

Kun asia on käsitelty tai tarkistettu, kommentit voidaan merkitä ratkaistuiksi.

Ratkaistut kommentit:

• Säilyvät työkirjan historiassa;
• Vähentävät taulukon sekavuutta;
• Auttaa tiimejä seuraamaan käsiteltyjä keskusteluja.

Tämä luo selkeämmän yhteistyöprosessin, erityisesti suurissa jaetuissa työkirjoissa.

Muistiinpanot vs kommentit

Excel sisältää myös muistiinpanoja, jotka eroavat uusista ketjutetuista kommenteista.

Nykyaikaisissa yhteistyöprosesseissa kommentteja suositaan yleensä muistiinpanojen sijaan.

Tehtävä

Työkirja sisältää jaetun projektiseurannan, jota käyttää useampi tiimin jäsen. Tavoitteena on viestiä työkirjan päivityksistä käyttämällä kommentteja ja mainintoja.

1. Lisää kommentteja useisiin laskentataulukon soluihin;
2. Vastaa olemassa olevaan kommenttiin;
3. Käytä @mainintaa kommentissa;
4. Merkitse valmis keskustelu ratkaistuksi;
5. Vertaa muistiinpanoja ja kommentteja työkirjassa.