Makro on tallennettu toimintojen sarja, jonka Excel voi toistaa pyynnöstä. Kaikki toistuvat tehtävät — kuten saman muotoilun soveltaminen kuukausiraporttiin, tuodun datan siivoaminen, otsikoiden ja yhteenlaskujen lisääminen uuteen taulukkoon — voidaan tallentaa kerran ja suorittaa sekunneissa jatkossa.

Makron tallennin tallentaa toimintosi niiden suorittamisen aikana ja muuntaa ne automaattisesti toistettavaksi skriptiksi.

Kehittäjä-välilehden ottaminen käyttöön

Makron tallennustyökalut löytyvät Kehittäjä-välilehdeltä, joka on oletuksena piilotettu.

Ota se käyttöön näin:

• Windows: Tiedosto → Asetukset → Mukauta valintanauhaa → valitse Kehittäjä oikeasta paneelista → OK;
• Mac: Excel → Asetukset → Valintanauha ja työkalurivi → valitse Kehittäjä → Tallenna.

Kun Kehittäjä-välilehti on otettu käyttöön, se näkyy valintanauhassa, ja siinä on Tallenna makro, Makrot ja Visual Basic -painikkeet.

Makron tallennuksen sijainti

Ennen tallennusta Excel kysyy, mihin makro tallennetaan:

Tallennuspaikat:

• Tämä työkirja: Makro tallennetaan nykyiseen tiedostoon — käytettävissä vain, kun kyseinen tiedosto on auki;
• Uusi työkirja: Makro tallennetaan uuteen työkirjaan;
• Henkilökohtainen makrotyökirja: Makro tallennetaan piilotettuun työkirjaan (PERSONAL.XLSB), joka avautuu automaattisesti Excelin kanssa — käytettävissä kaikissa työkirjoissa, aina.

Ensimmäisen makron tallentaminen

1. Avaa sales-taulukko. Napsauta solua A1;

2. Siirry kohtaan Kehittäjä → Tallenna makro (tai Näytä → Makrot → Tallenna makro);

3. Valintaikkunassa:

   • Makron nimi: FormatHeader (ei välilyöntejä — käytä alaviivoja tai camelCase-muotoa);
   • Pikanäppäin: Ctrl + Shift + H (valitse yhdistelmä, jota Excel ei jo käytä);
   • Tallenna makro: Tämä työkirja;
   • Kuvaus: muotoilee otsikkorivin lihavoitu, sininen täyttö, valkoinen fontti ja sarakkeiden automaattinen sovitus.

4. Napsauta OK — tallennus alkaa. Pieni Lopeta tallennus -painike ilmestyy tilariville;

5. Suorita muotoilutoiminnot:

   • Valitse rivi 1 (Shift + Välilyönti);
   • Käytä lihavointia: Ctrl + B;
   • Käytä tummansinistä täyttöä: Aloitus → Täyttöväri → Tummansininen;
   • Käytä valkoista fonttia: Aloitus → Fontin väri → Valkoinen;
   • Valitse kaikki sarakkeet: Ctrl + A;
   • Sarakkeiden automaattinen sovitus: Aloitus → Muotoile → Sovita sarakkeen leveys automaattisesti.

6. Napsauta Lopeta tallennus (Kehittäjä → Lopeta tallennus tai painike tilarivillä).

Makro on tallennettu.

Makron suorittaminen

Makron testaaminen

Poista muotoilu riviltä 1 ja paina sitten Ctrl + Shift + H. Muotoilu palautetaan täsmälleen tallennetulla tavalla — alle sekunnissa.

Makron muokkaaminen — lyhyt katsaus

Jokainen tallennettu makro luo VBA (Visual Basic for Applications) -koodia, jota voi tarkastella ja muokata.

Visual Basic Editorin avaaminen: Kehittäjä → Visual Basic (tai Alt + F11 Windowsissa, Opt + F11 Macissa) Tallennettu FormatHeader-makro näyttää suunnilleen tältä:

Sub FormatHeader()
    Rows("1:1").Select
    Selection.Font.Bold = True
    With Selection.Interior
        .Color = RGB(0, 32, 96)
    End With
    Selection.Font.Color = RGB(255, 255, 255)
    Cells.Select
    Cells.EntireColumn.AutoFit
End Sub

Makrojen käyttö ei vaadi VBA:n ymmärtämistä — mutta myös perusmuokkaukset ovat mahdollisia. Esimerkiksi RGB(0, 32, 96)-arvon vaihtaminen toiseen väriin tai "1:1" muuttaminen muotoon "1:2" kahden otsikkorivin muotoilua varten — nämä pienet muutokset ovat luettavissa ilman ohjelmointikokemusta.

Makroja sisältävän työkirjan tallentaminen

Tavalliset .xlsx-tiedostot eivät voi tallentaa makroja. Kun tallennat makroja sisältävän työkirjan, Excel kehottaa tallentamaan makroja tukevaan muotoon:

• .xlsm — Excel Macro-Enabled Workbook (vakiovalinta);
• .xlsb — Excel Binary Workbook (nopeampi avata/tallentaa erittäin suurille tiedostoille, tukee myös makroja).

Muotoilumakron tallentaminen

1. Ota Kehittäjä-välilehti käyttöön, jos se ei ole näkyvissä.

2. Tallenna makro nimeltä FormatSalesTable tähän työkirjaan, pikanäppäimellä Ctrl + Shift + F:

   • Muunna tiedot taulukoksi (Ctrl + T) haluamallasi tyylillä;
   • Käytä valuuttamuotoilua Revenue-sarakkeeseen (Ctrl + Shift + $);
   • Sovita kaikki sarakkeet automaattisesti.

Lopeta tallennus.