Summary  
This chapter covers prompt-driven text transformation, demonstrating how to parse and restructure document content into formatted messages or extract specific details to generate new content.  

General domain of usage  
Email communication

**Asiakirjojen muuttaminen sähköposteiksi Copilotin avulla**

Copilot voi ottaa jo kirjoittamasi asiakirjan ja muokata sen sähköpostiksi — tai laatia täysin uuden sähköpostin, joka hyödyntää asiakirjan sisältöä. Molemmat vaihtoehdot ovat hyödyllisiä, kun sinun täytyy viestiä aiheesta, josta olet jo laatinut pidemmän tekstin.

## Asiakirjan muuttaminen sähköpostiksi

Kun muutat asiakirjan sähköpostiksi, Copilot järjestää sisällön uudelleen viestimuotoon. Lopputulos sisältää yleensä:

- Aiheen;
- Tervehdyksen ja vastaanottajan kontekstin;
- Tiivistetyn, jäsennellyn runkosisällön;
- Lopetuksen ja allekirjoituspaikan.

Alkuperäisen asiakirjan yksityiskohdat tiivistetään muotoon, joka on tarpeeksi lyhyt, jotta vastaanottaja todella lukee sen.

## Uuden sähköpostin laatiminen asiakirjan pohjalta

Tämä eroaa muuntamisesta. Sen sijaan, että koko asiakirja muokattaisiin, Copilot kirjoittaa **uuden sähköpostin**, joka viittaa asiakirjan tiettyihin kohtiin — poimien vain tarkoitukseen olennaiset osat.

Hyödyllinen, kun sinun täytyy lähettää sähköpostia esimerkiksi tietyistä ehdoista, päivämääristä tai yksityiskohdista pidemmässä asiakirjassa ilman, että välität koko asiakirjaa eteenpäin.


## Viimeistely ja tarkistaminen

Kuten muissakin Copilot-ominaisuuksissa, voit muokata kehotetta vaihtaaksesi sävyä, pituutta tai painopistettä — esimerkiksi *"tee siitä muodollisempi"* tai *"pidä se alle kolmessa lauseessa"*.

Tarkista aina ennen lähettämistä. Sähköpostit eroavat luonnoksista — kun ne on lähetetty, et voi enää korjata niitä huomaamattomasti. Varmista, että Copilotin dokumentista poimimat tiedot ovat oikein ja että sävy sopii vastaanottajalle.

Sinulla on 10-sivuinen sopimusluonnos. Sinun täytyy lähettää kollegalle sähköposti, jossa kysyt nimenomaan sivun 7 peruutusehdosta. Mikä Copilot-tila sopii parhaiten?

Miksi tarkistaminen on tärkeämpää Copilotin luomissa sähköposteissa kuin Copilotin luonnoksissa, joita vielä työstät?

Kattava kurssi Microsoft Copilotista, joka käsittelee sen chatbotin, integraation Outlookiin, Wordiin, PowerPointiin ja Exceliin sekä käytännön sovelluksia tuottavuuden ja luovuuden edistämiseksi.

Tutustu Microsoft Copilotin perusteisiin, sen chatbot-käyttöliittymään, kehotteiden suunnitteluun sekä edistyneisiin analyysi- ja generointiominaisuuksiin.

Opi käyttämään Copilotia Outlookissa sähköpostien luonnosteluun, muokkaamiseen, tiivistämiseen ja kääntämiseen.

Hallitse Copilotin ominaisuudet Wordissa luonnosteluun, muokkaamiseen, muotoiluun ja asiakirjojen muuntamiseen.

Hyödynnä Copilotia PowerPointissa esitysten luomiseen, muokkaamiseen, suunnitteluun ja analysointiin.

Hyödynnä Copilotin tehoa Excelissä taulukoiden luomiseen, data-analyysiin, kaavojen generointiin ja visualisointiin.

Asiakirjojen Muuntaminen Sähköposteiksi

Asiakirjan muuttaminen sähköpostiksi

Uuden sähköpostin laatiminen asiakirjan pohjalta

Viimeistely ja tarkistaminen

1. Sinulla on 10-sivuinen sopimusluonnos. Sinun täytyy lähettää kollegalle sähköposti, jossa kysyt nimenomaan sivun 7 peruutusehdosta. Mikä Copilot-tila sopii parhaiten?

2. Miksi tarkistaminen on tärkeämpää Copilotin luomissa sähköposteissa kuin Copilotin luonnoksissa, joita vielä työstät?