Explication des Zaps Multi-Étapes
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Un Zap multi-étapes est un flux de travail où un seul déclencheur lance plusieurs actions en séquence. Au lieu qu’un déclencheur mène à une seule action, un déclencheur unique peut alimenter de nombreuses actions, permettant d’automatiser des processus métier entiers au sein d’un seul flux de travail cohérent.
Les Zaps à étape unique (un déclencheur, une action) sont utiles pour l’apprentissage, mais les processus métier réels s’arrêtent rarement à une seule étape. Les Zaps multi-étapes enchaînent autant d’actions que nécessaire, que ce soit 2, 5, 10 ou même plus de 20, toutes déclenchées par un seul événement.
L’élément clé à retenir est que les données circulent vers le bas. Chaque étape d’un Zap peut accéder aux données de toutes les étapes précédentes, et pas seulement à celles de l’étape immédiatement antérieure. Ce flux de données cumulatif rend possibles des automatisations sophistiquées.
Pourquoi les Zaps à étape unique ne suffisent pas
Considérer ce qui se passe réellement lorsqu’un nouveau prospect arrive :
- Ajout dans une feuille de calcul pour le suivi ;
- Notification de l’équipe commerciale sur Slack ;
- Envoi d’un e-mail de bienvenue au prospect ;
- Mise à jour du CRM pour éviter toute omission ;
- Création d’une tâche de suivi pour qu’un appel soit passé sous 24 heures ;
Cela représente cinq actions distinctes à partir d’un seul événement. Gérer ces tâches manuellement correspond exactement au type de travail répétitif qui conduit à l’épuisement et aux erreurs.
Les actions s’exécutent en séquence, l’une après l’autre. Chaque action se termine avant que la suivante ne commence.
# Trigger (e.g., New Form Submission)
↓
# Action 1 (e.g., Add Row to Google Sheets)
↓
# Action 2 (e.g., Send Slack Message)
↓
# Action 3 (e.g., Send Email via Gmail)
↓
# Action 4 (e.g., Create HubSpot Contact)
↓
# Action 5 (e.g., Create Asana Task)
Plusieurs Zaps distincts déclenchés par le même événement deviennent complexes, difficiles à maintenir et compliqués à déboguer en cas de dysfonctionnement.
Réduction de la consommation de tâches
Si vous consommez des tâches plus rapidement que prévu :
Deux Zaps distincts déclenchés par le même événement peuvent souvent être combinés en un seul Zap multi-étapes. Cela ne réduit pas le nombre d’actions, mais simplifie la gestion et peut révéler des redondances.
Les filtres empêchent les Zaps de s’exécuter lorsque les conditions ne sont pas remplies, et ne sont pas comptabilisés comme des tâches. Ajouter des filtres pour bloquer les exécutions inutiles permet de préserver les tâches.
Les déclencheurs à haute fréquence (comme Nouveau courriel) combinés à plusieurs actions peuvent consommer rapidement des tâches. Vérifiez si chaque événement doit vraiment déclencher le Zap, ou seulement ceux qui correspondent à des critères spécifiques.
Des Zaps oubliés peuvent encore s’exécuter et consommer des tâches. Passez régulièrement en revue vos Zaps et désactivez ceux qui ne sont plus nécessaires.
Les Zaps à une seule étape sont utiles pour l’apprentissage, mais les flux de travail réels nécessitent davantage. Les processus métier dépendent de plusieurs actions à partir d’un seul déclencheur et du partage de données entre les étapes. Un Zap multi-étapes bien conçu est plus facile à gérer, plus efficace et bien plus puissant que des automatisations fragmentées à étape unique.
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