Creazione di un modello riutilizzabile

Un modello riutilizzabile consente di aggiornare lo stesso dashboard con nuovi dati ogni mese senza dover ricostruire nulla.

Sei passaggi per creare un modello riutilizzabile

1. Validare prima il modello

Applicare il modello solo a un file che abbia già superato i controlli di affidabilità, chiarezza, efficienza e prontezza. 2. Standardizzare tutti i nomi

Rivedere ogni nome di tabella, foglio e misura. Rimuovere tutto ciò che è temporaneo — fogli di test, etichette di bozza, colonne chiamate "Column1" o "Sheet4". I nomi che avevano senso durante la costruzione spesso non ne hanno per chi apre il file per la prima volta. Ogni nome deve descrivere esattamente il suo contenuto. 3. Estendere la tabella delle date

Una tabella delle date che termina a dicembre dell'anno corrente richiede una ricostruzione prima di gennaio dell'anno successivo. Estenderla almeno di due o tre anni oltre il periodo di rendicontazione attuale. Questo è il passaggio più spesso trascurato e quello che causa più problemi all'arrivo del nuovo anno.

Se la tabella delle date non copre una data presente nella tabella Sales, le misure di time intelligence produrranno risultati errati o valori vuoti per quelle date. 4. Nascondere i fogli di infrastruttura

Nel modello finale, il foglio Dashboard — e opzionalmente un foglio Note — dovrebbero essere le uniche schede visibili. Tutti i fogli di dati grezzi e i fogli delle tabelle pivot devono essere nascosti. Rimangono pienamente funzionali; nasconderli serve solo a rimuoverli dalla barra delle schede, così l'utente del modello non vede fogli che non dovrebbe modificare.

5. Aggiungere o aggiornare il foglio delle note

Un foglio delle note documenta ciò che il creatore conosce implicitamente. Deve contenere le seguenti sezioni:

• Come aggiornare: istruzioni passo-passo per aggiornare i dati di origine e aggiornare Power Pivot;
• Assunzioni chiave: decisioni prese durante la costruzione del modello che influenzano l'interpretazione dei dati;
• Guida ai fogli: breve descrizione di ogni foglio nascosto — cosa contiene e perché esiste;
• Versione del modello: la data dell'ultimo aggiornamento del modello — da modificare ogni volta che il modello viene aggiornato.

6. Salvare una copia pulita del modello

Salvare il file validato, documentato e con nomi standardizzati come modello principale. Non incollare mai nuovi dati direttamente in questo file. Ogni mese, aprire il modello, salvarlo subito con un nuovo nome che includa il periodo di rendicontazione, e lavorare su quella copia. Il modello principale rimane sempre pulito e riutilizzabile.

Attività

Il tuo compito è trasformare il workbook revisionato in un modello riutilizzabile che possa essere utilizzato per il prossimo ciclo di reportistica.

Passaggio 1 — Verifica cosa deve rimanere fisso

Apri il workbook e identifica le parti che devono rimanere stabili da un ciclo all'altro.

1. Elenca i nomi delle tabelle, le relazioni, le misure e gli elementi della dashboard che non devono cambiare.
2. Scrivi una frase che spieghi perché la struttura deve rimanere fissa mentre i dati cambiano.

Passaggio 2 — Pulisci i nomi

Rivedi il workbook per etichette temporanee o nomi provvisori.

1. Rinomina qualsiasi foglio, tabella o misura che sembri temporaneo, poco chiaro o incompleto.
2. Assicurati che i nomi finali siano brevi, stabili e descrittivi.

Passaggio 3 — Prepara la tabella Dates

Verifica che la tabella Dates si estenda abbastanza nel futuro.

1. Conferma la data finale della tabella Dates.
2. Se termina troppo presto, estendila in modo che il workbook non debba essere ricostruito per il prossimo periodo.
3. Scrivi una breve nota nel workbook che descriva la copertura delle date.

Passaggio 4 — Nascondi i fogli di infrastruttura

Rendi il modello finale più facile da usare nascondendo i fogli interni.

1. Nascondi i fogli dei dati grezzi e i fogli PT_.
2. Lascia visibile la Dashboard e mantieni visibile il foglio Notes se fa parte della consegna.
3. Verifica che i fogli nascosti esistano ancora e che il workbook funzioni dopo averli nascosti.

Passaggio 5 — Aggiungi note di consegna

Aggiungi un breve foglio Notes se non è già presente.

1. Spiega dove devono essere aggiunti i nuovi dati.
2. Spiega come deve essere aggiornato il workbook.
3. Elenca eventuali assunzioni che un futuro utente non deve violare.

Passaggio 6 — Salva la copia modello

Salva il workbook pulito come file modello riutilizzabile.

1. Dai al file un nome modello chiaro.
2. Mantieni invariato il workbook revisionato originale.
3. Scrivi una frase sul foglio Notes che spieghi come il modello dovrà essere riutilizzato la prossima volta.