ドキュメントの更新と再作成

WordのCopilotによるドキュメント編集

Copilotは新規作成だけでなく、既存のドキュメントの改善、再構成、適応にも役立つツール。

ドキュメント全体編集の開始方法

ドキュメント全体の編集を始めるには、カーソルをドラッグしてすべてのテキストを選択するか、ショートカット Ctrl + A を使用。次に右クリックし、Copilot を選択して編集オプションにアクセス。

プリセット編集オプション

Copilotは迅速な改善のためにいくつかのプリセットプロンプトを提供：

• 短くする — 重要な内容を保ちながら文章を短縮；
• 構成と洗練 — 内容を明確なセクションと見出しに再編成；
• フォーマルにする — より専門的なスタイルにトーンを調整。

例えば、「構成と洗練」を選択すると、明確なセクション見出しが追加され、ドキュメントが読みやすく、ナビゲートしやすくなる。

特定の変更のためのカスタムプロンプト

より具体的な変更を行うために、カスタムプロンプトを作成することも可能です。たとえば、ドキュメントに引用が不足している場合、Copilotに引用を追加するよう指示できます。最初の結果に引用が含まれていても参考文献リストがない場合は、前回のプロンプトを編集して、本文中の引用と参考文献リストの両方を求めることができます。

便利な機能として、Copilotは前回のプロンプトを入力欄の上に表示し続けるため、最初からやり直すことなく簡単に指示を編集・修正できます。プロンプトを更新するたびに、Copilotはそれに応じてドキュメントを再生成します。

バージョンの比較と選択

異なるバージョンを生成した際には、ナビゲーション矢印を使って比較できます。その後、以下の選択肢があります。

• オリジナルと並行してバージョンを保持する
• 既存の下書きを新しいものに置き換える

更新されたバージョンをドキュメントに挿入した後も、必要に応じて手動でさらに修正できます。