Forståelse av oppslagslogikk

Forutsetninger

• Excel for Complete Beginners

Oppslag henter tilknyttet informasjon fra en annen tabell basert på en delt identifikator. I forretningsmodeller lagres data sjelden i én stor tabell. I stedet er data strukturert i separate tabeller som er koblet sammen med en nøkkel. En nøkkel er en unik verdi som kobler poster mellom tabeller. For eksempel:

• Employee ID kobler ansattdetaljer til lønnsoppføringer;
• Product ID kobler produkter til prislister;
• Customer ID kobler kunder til ordreoversikt.

Oppslagsfunksjoner lar Excel søke etter en verdi i én tabell, finne den samsvarende nøkkelen og returnere tilhørende data fra en annen kolonne.

Det finnes to hovedstrategier for samsvar:

• Eksakt samsvar: brukes når identifikatorer må matche nøyaktig, som ID-er eller koder;
• Omtrentlig samsvar: brukes når man arbeider med intervaller, som skatteklasser eller rabattnivåer.

Å forstå denne logikken er viktigere enn å pugge formler. Hvis strukturen er korrekt, vil oppslaget fungere. Hvis strukturen er feil, vil formelen feile.

Tenk deg to tabeller:

Tabell 1 Ansatte

Tabell 2 Lønninger

Den delte nøkkelen er Employee ID. Et oppslag henter lønn fra Tabell 2 og plasserer den ved siden av ansattdata i Tabell 1.

Dette er relasjonell tenkning.