Datatyper og Celleinnhold

Hver ny celle i Excel har som standard Generell format — en fleksibel standard som prøver å tolke innholdet.

De fem typene du vil bruke ofte, og hvordan du kjenner dem igjen:

• Generell (standard): ingen spesifikk formatering;
• Tekst: venstrejustert — brukes aldri i beregninger;
• Tall: høyrejustert — brukes i beregninger;
• Valuta: pengeverdi med symbol, tall med finansiell formatering;
• Dato: kalenderdatoer (lagret som heltall), muliggjør sortering, subtraksjon og tidsberegning.

Hver dato lagres som et heltall — et serienummer som teller dager siden 1. januar 1900. "Datoformatet" er bare en visningsmaske oppå dette heltallet. Dette er grunnen til at du kan trekke fra datoer, sortere dem kronologisk og beregne tidsforskjeller.

Fordi datoer er tall, er datoregnskap bare subtraksjon. =B2-A2 der begge cellene inneholder datoer gir deg antall dager mellom dem. Ingen spesiell funksjon er nødvendig.

Symbolet ###

Når en celle viser ###, er verdien riktig, men kolonnen er for smal til å vise den. Dette skjer oftest med datoer og valutaverdier.
Løsning: dobbeltklikk på kolonnegrensen i topptekstraden for å tilpasse automatisk, eller dra grensen for å gjøre kolonnen bredere manuelt. Selve dataene forblir uendret.

Hva annet kan en celle inneholde?

I tillegg til inntastede verdier kan Excel-celler inneholde tre andre typer innhold — alle satt inn fra fanen Sett inn, Illustrasjoner-gruppen:

• Bilde: et foto eller grafikk satt inn fra enheten din eller nettet. Flyter over rutenettet — ikke bundet til en enkelt celle med mindre du bruker "Plasser i celle" (Excel 365);
• Ikon: et skalerbart vektorikon fra Excels innebygde bibliotek. I motsetning til bilder er ikoner oppløsningsuavhengige og kan endre farge. Sett inn via Sett inn → Ikoner;
• Hyperkobling: en klikkbar lenke til en URL, fil, e-postadresse eller plassering i samme arbeidsbok. Sett inn med Ctrl+K. Cellen viser visningstekst; selve URL-en ligger i lenkemålet. Nyttig for å lenke til kildedokumenter eller eksterne ressurser.

Finn og erstatt

Finn og erstatt lar deg korrigere hele datasettet på sekunder — og det tar hensyn til det gjeldende utvalget, slik at du kan begrense det til én enkelt kolonne.

1. Bruk riktige dataformater
   Formater hver kolonne etter formålet:

   • Client → Tekst
   • Date → Dato (kort datoformat)
   • No. of Units → Tall
   • Unit Cost → Valuta
   • Total Cost → Valuta

Etter formatering, bekreft:

• Tekstverdier er venstrejustert.
• Tall og datoer er høyrejustert.

2. Løs synlighetsproblemer (###)

   • Identifiser kolonner som viser ###
   • Juster bredden med AutoTilpass (dobbeltklikk kolonnegrensen)

3. Standardiser data med Finn og erstatt

I kolonnen Status:

• Erstatt alle varianter av “Paid” (f.eks. “paid.”, “PAID”) med “Paid”

Bruk:

• Ctrl/Cmd + H
• Finn neste → deretter Erstatt alle

4. Legg til en ny kolonne for tilleggsinnhold

Sett inn en ny kolonne til høyre kalt: Receipts.

5. Sett inn visuelle elementer og lenker

   • I minst én rad: sett inn et bilde i kolonnen Receipts
   • I en annen rad: sett inn et ikon i kolonnen Receipts
   • I kolonnen Item: legg til en hyperkobling (Ctrl/Cmd + K)