Arbeide med rå importerte data

I praktisk arbeid vil du sjelden opprette datasett fra bunnen av i Excel. Som regel arbeider du med data som kommer fra eksterne kilder — CSV-filer, rapporter fra systemer eller data kopiert fra nettsider. Denne typen data kalles rå importert data, og er en av hovedkildene til problemer i Excel.

Hovedproblemet er at Excel ikke alltid gjenkjenner strukturen og typene til importert data korrekt. Selv om alt ser riktig ut visuelt, kan dataene allerede være "urene" i det øyeblikket du åpner eller limer dem inn.

For eksempel, når du åpner en CSV-fil, bestemmer Excel automatisk hvordan hver kolonne skal tolkes. Noen ganger gjetter den riktig, men ofte gjør den ikke det. Tall kan bli til tekst, datoer kan tolkes feil avhengig av regionale innstillinger, og noen verdier kan miste sitt opprinnelige format.

Kopiering og liming av data skaper egne problemer. Ekstra mellomrom dukker ofte opp i begynnelsen eller slutten av celler, usynlige tegn kan bli satt inn, og formateringen kan bli inkonsekvent. Data kopiert fra nettsider er spesielt problematisk, fordi det kan inneholde skjulte HTML-relaterte tegn som ikke er synlige i Excel.

Viktig innsikt

Rå importert data bør aldri stoles på umiddelbart. Før du bruker den, bør du alltid anta at: formater kan være inkonsekvente og verdier kan tolkes feil.

Første steg er ikke analyse — det er å kontrollere og klargjøre dataene.