Documenten Omzetten in E-mails

Documenten omzetten in e-mails met Copilot

Copilot kan een document dat je al hebt geschreven omvormen tot een e-mail — of een geheel nieuwe e-mail opstellen die gebruikmaakt van de inhoud van het document. Beide opties zijn handig wanneer je moet communiceren over iets dat je al in een langere vorm hebt opgesteld.

Een document omzetten in een e-mail

Wanneer je een document omzet in een e-mail, herstructureert Copilot de inhoud tot een berichtformaat. Het resultaat bevat meestal:

• Een onderwerpregel;
• Een begroeting en ontvangerscontext;
• Samengevatte, gestructureerde hoofdtekst;
• Een afsluiting en plaats voor een handtekening.

De details van het oorspronkelijke document worden samengevat tot iets korts dat daadwerkelijk gelezen wordt.

Een nieuwe e-mail opstellen op basis van een document

Dit verschilt van transformatie. In plaats van het hele document te herschikken, schrijft Copilot een nieuwe e-mail die verwijst naar specifieke informatie uit het document — alleen de onderdelen die relevant zijn voor je doel worden eruit gehaald.

Handig wanneer je iemand wilt e-mailen over specifieke voorwaarden, data of details uit een langer document, zonder het hele document door te sturen.

Verfijnen en Controleren

Zoals bij andere Copilot-functies kun je de prompt aanpassen om toon, lengte of focus te wijzigen — bijvoorbeeld "maak het formeler" of "houd het onder drie zinnen".

Altijd controleren voordat je verzendt. E-mails zijn anders dan concepten — zodra ze verzonden zijn, kun je ze niet stilletjes aanpassen. Controleer of de details die Copilot uit het document heeft gehaald kloppen en of de toon past bij de ontvanger.