Explicação dos Zaps de Múltiplas Etapas
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Um Zap de múltiplas etapas é um fluxo de trabalho onde um único gatilho inicia múltiplas ações em sequência. Em vez de um gatilho levar a uma única ação, um único gatilho pode acionar várias ações, permitindo automatizar processos de negócios inteiros dentro de um fluxo de trabalho coeso.
Zaps de etapa única (um gatilho, uma ação) são úteis para aprendizado, mas processos reais de negócios raramente param em uma etapa. Zaps de múltiplas etapas encadeiam quantas ações forem necessárias, seja 2, 5, 10 ou até mais de 20, todas acionadas por um único evento.
O principal conceito é que os dados fluem para baixo. Cada etapa em um Zap pode acessar dados de todas as etapas anteriores, não apenas da imediatamente anterior. Esse fluxo cumulativo de dados é o que possibilita automações sofisticadas.
Por que Zaps de etapa única não são suficientes
Considere o que realmente acontece quando um novo lead chega:
- Adicioná-lo a uma planilha para acompanhamento;
- Notificar a equipe de vendas no Slack;
- Enviar um e-mail de boas-vindas ao lead;
- Atualizar seu CRM para que nada seja perdido;
- Criar uma tarefa de acompanhamento para que alguém ligue em até 24 horas;
São cinco ações separadas a partir de um único evento. Gerenciar isso manualmente é exatamente o tipo de trabalho repetitivo que leva ao esgotamento e a erros.
As ações são executadas em sequência, uma após a outra. Cada ação é concluída antes que a próxima comece
# Trigger (e.g., New Form Submission)
↓
# Action 1 (e.g., Add Row to Google Sheets)
↓
# Action 2 (e.g., Send Slack Message)
↓
# Action 3 (e.g., Send Email via Gmail)
↓
# Action 4 (e.g., Create HubSpot Contact)
↓
# Action 5 (e.g., Create Asana Task)
Vários Zaps separados acionando o mesmo evento tornam o processo confuso, difícil de manter e complicado de depurar quando algo dá errado.
Redução do Consumo de Tarefas
Se você está consumindo tarefas mais rápido do que o esperado:
Dois Zaps separados acionados pelo mesmo evento podem frequentemente ser combinados em um único Zap de múltiplas etapas. Isso não reduz as ações, mas simplifica o gerenciamento e pode revelar redundâncias.
Filtros impedem que Zaps sejam executados quando as condições não são atendidas, e não contam como tarefas. Adicionar filtros para bloquear execuções desnecessárias ajuda a economizar tarefas.
Acionadores de alta frequência (como Novo E-mail) combinados com múltiplas ações podem consumir tarefas rapidamente. Avalie se todo evento precisa acionar o Zap, ou apenas aqueles que atendem a critérios específicos.
Zaps esquecidos podem ainda estar em execução e consumindo tarefas. Revise periodicamente seus Zaps e desative aqueles que não são mais necessários.
Zaps de etapa única são úteis para aprendizado, mas fluxos de trabalho reais exigem mais. Processos de negócios dependem de múltiplas ações a partir de um acionador e dados compartilhados entre etapas. Um Zap de múltiplas etapas bem planejado é mais fácil de gerenciar, mais eficiente e muito mais poderoso do que automações fragmentadas de etapa única.
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