Prevenindo Entradas Incorretas

O princípio estrutural mais importante em um arquivo Excel bem construído: entrada e cálculo são separados. Somente células específicas para entrada devem aceitar digitação manual. Todas as outras células devem estar bloqueadas, em branco ou conter fórmulas. Essa separação torna a planilha previsível à medida que cresce.

O Excel oferece seis tipos de regras de validação. Cada uma controla uma dimensão diferente do que é permitido.

Listas suspensas

A entrada de texto livre em colunas categóricas ("Paid", "PAID", "paid", "Piad") cria inconsistências que quebram silenciosamente filtros e tabelas dinâmicas. As listas suspensas eliminam esse problema ao fazer com que os usuários escolham em vez de digitar.

Selecione a(s) célula(s) → Dados → Validação de Dados → Permitir: Lista → Insira os valores separados por vírgulas ou ponto e vírgula (dependendo do delimitador do seu sistema), por exemplo, Paid,Pending,Cancelled. Clique em OK.

Regras de Validação

Validação de comprimento de texto, número inteiro e data funcionam da mesma forma internamente — você define uma condição, e o Excel bloqueia qualquer coisa que não atenda a ela. O que muda é a dimensão verificada:

• Comprimento de texto não analisa o valor em si — conta os caracteres usando LEN() internamente. Assim, "1234" e "hello" têm comprimento 4, independentemente do tipo. Útil para números de telefone, CEPs ou qualquer campo com exigência de quantidade fixa de caracteres;
• Número inteiro verifica se o valor está dentro de um intervalo numérico e não possui parte decimal;
• Decimal faz a mesma verificação de limites, mas permite valores fracionários, sendo útil para preços ou medições;
• Data é o mais sutil. Como datas são armazenadas como números de série, uma regra como "maior que hoje" é, na verdade, uma comparação numérica — TODAY() retorna um inteiro, e a data inserida só precisa gerar um número maior para ser aceita.

Mensagens de Entrada vs Alertas de Erro

Validação possui duas camadas de comunicação. A primeira informa aos usuários o que deve ser inserido antes de tentarem. A segunda controla o que acontece quando algo inválido é inserido. Essas opções são configuradas em abas separadas na caixa de diálogo Validação de Dados.

Removendo Duplicatas

Utilize Dados → Remover Duplicatas. Selecione as colunas para comparar. O Excel mantém a primeira ocorrência de cada combinação e remove as demais. Indicado para dados importados ou históricos.

Tarefa

1. Criar uma lista suspensa controlada para Status de Pagamento
   
   

Localizar a coluna Status de Pagamento no conjunto de dados e selecionar todas as linhas com dados, incluindo a mais recente. Abrir Validação de Dados, escolher Lista e inserir as opções: Paid, Pending.

Clicar em qualquer célula da coluna para confirmar que a lista suspensa aparece. Tentar digitar um valor diferente — deve ser restringido ou exibir um aviso.

2. Converter a lista suspensa em um sistema dinâmico

Criar uma fonte para a lista suspensa em uma nova planilha. Na célula A1, digitar Statuses. Em A2 e A3, inserir Paid e Pending. Converter esse intervalo em uma tabela usando Ctrl/Cmd + T.

Voltar ao conjunto de dados principal, selecionar a coluna Status de Pagamento e abrir novamente a Validação de Dados. Substituir a fonte por: =INDIRECT("TableName[Statuses]") Certificar-se de usar o nome real da tabela.

Para testar, voltar à tabela de origem e adicionar um novo valor, como Booked. Depois, retornar ao conjunto de dados e confirmar que o novo valor aparece automaticamente na lista suspensa.

3. Remover registros duplicados

Selecionar todo o conjunto de dados ou tabela. Ir em Dados → Remover Duplicatas e escolher uma coluna única, como Order ID.

O Excel mostrará quantos duplicados foram removidos — confirmar o resultado.