Construindo um Modelo Reutilizável de Template

Um modelo reutilizável permite que o mesmo dashboard seja atualizado com novos dados a cada mês sem a necessidade de reconstrução.

Seis etapas para criar um modelo reutilizável

1. Validar o modelo primeiro

Apenas transforme em modelo uma planilha que já tenha passado pelas verificações de confiabilidade, clareza, eficiência e prontidão. 2. Padronizar todos os nomes

Revise cada nome de tabela, nome de planilha e nome de medida. Remova tudo que for temporário — planilhas de teste, rótulos de rascunho, colunas chamadas "Column1" ou "Sheet4". Nomes que faziam sentido durante a construção muitas vezes não fazem sentido para quem abre o arquivo pela primeira vez. Cada nome deve descrever exatamente o que contém. 3. Estender a tabela de datas

Uma tabela de datas que termina em dezembro do ano atual exige reconstrução antes de janeiro do próximo ano. Estenda-a pelo menos dois a três anos além do período de relatório atual. Esta é a etapa mais frequentemente ignorada e a que mais causa problemas quando o novo ano chega.

Se a tabela de datas não cobrir uma data que aparece na tabela Sales, medidas de inteligência temporal produzirão resultados incorretos ou valores em branco para essas datas. 4. Ocultar planilhas de infraestrutura

No modelo final, a planilha Dashboard — e, opcionalmente, uma planilha Notes — devem ser as únicas abas visíveis. Todas as planilhas de dados brutos e de tabelas dinâmicas devem ser ocultadas. Elas permanecem totalmente funcionais; ocultá-las apenas as remove da barra de abas para que o usuário do modelo não tenha acesso a planilhas que não deve modificar.

5. Adicionar ou atualizar a planilha de notas

Uma planilha de notas documenta o que o criador sabe de forma implícita. Ela deve conter as seguintes seções:

• Como atualizar: instruções passo a passo para atualizar os dados de origem e atualizar o Power Pivot;
• Principais premissas: decisões tomadas durante a construção do modelo que afetam a interpretação dos dados;
• Guia das planilhas: breve descrição de cada planilha oculta — o que contém e por que existe;
• Versão do modelo: data da última atualização deste modelo — a ser alterada sempre que o modelo for modificado.

6. Salvar uma cópia limpa do modelo

Salve o arquivo validado, documentado e com nomes padronizados como o modelo principal. Nunca cole novos dados diretamente neste arquivo. A cada mês, abra o modelo, salve imediatamente com um novo nome que inclua o período de relatório e trabalhe nessa cópia. O modelo principal permanece sempre limpo e reutilizável.

Tarefa

Sua tarefa é transformar a pasta de trabalho revisada em um modelo reutilizável que possa ser usado no próximo ciclo de relatórios.

Etapa 1 — Verificar o que deve permanecer fixo

Abra a pasta de trabalho e identifique as partes que devem permanecer estáveis de um ciclo para o outro.

1. Liste os nomes das tabelas, relacionamentos, medidas e elementos do painel que não devem mudar.
2. Escreva uma frase explicando por que a estrutura deve permanecer fixa enquanto os dados mudam.

Etapa 2 — Limpar os nomes

Revise a pasta de trabalho em busca de rótulos temporários ou nomes provisórios.

1. Renomeie qualquer planilha, tabela ou medida que pareça temporária, pouco clara ou inacabada.
2. Certifique-se de que os nomes finais sejam curtos, estáveis e descritivos.

Etapa 3 — Preparar a tabela Dates

Verifique se a tabela Dates se estende suficientemente para o futuro.

1. Confirme a data final da tabela Dates.
2. Se terminar muito cedo, estenda para que a pasta de trabalho não precise ser reconstruída no próximo período.
3. Escreva uma breve observação na pasta de trabalho descrevendo a abrangência das datas.

Etapa 4 — Ocultar as planilhas de infraestrutura

Facilite o uso do modelo final ocultando as planilhas internas.

1. Oculte as planilhas de dados brutos e as planilhas PT_.
2. Deixe o Dashboard visível e mantenha a planilha Notes visível se fizer parte da entrega.
3. Verifique se as planilhas ocultas ainda existem e se a pasta de trabalho continua funcionando após ocultá-las.

Etapa 5 — Adicionar notas de entrega

Adicione uma breve planilha Notes se ainda não houver uma presente.

1. Explique onde os novos dados devem ser adicionados.
2. Explique como a pasta de trabalho deve ser atualizada.
3. Liste quaisquer premissas que um usuário futuro não deve violar.

Etapa 6 — Salvar a cópia do modelo

Salve a pasta de trabalho limpa como um arquivo de modelo reutilizável.

1. Dê ao arquivo um nome de modelo claro.
2. Mantenha a pasta de trabalho revisada original inalterada.
3. Escreva uma frase na planilha Notes explicando como o modelo deve ser reutilizado na próxima vez.