Den främsta fördelen med Google Docs jämfört med Word och LibreOffice är möjligheten för flera personer att arbeta med samma fil samtidigt. Även om Word och LibreOffice har infört funktioner för samarbete online, erbjuder Google Docs en mer sömlös upplevelse med redigering i realtid, vilket undviker förvirring kring olika versioner. Automatisk sparning säkerställer att data är skyddad, och versionshistorik gör det enkelt att återställa tidigare ändringar. Med åtkomst från alla enheter är Google Docs idealiskt för teamsamarbete.

Konceptet med dokumentåtkomst, som i Google Docs, är avgörande för samarbete på många moderna plattformar och möjliggör för personer att redigera, visa och kommentera dokument i realtid samt dela dem med andra.

Vem är dokumentägaren?

Dokumentägaren är den person som skapade dokumentet eller fått ägarskap från en annan användare. Ägaren har högsta kontrollnivå och kan:

• Dela dokumentet med andra;
• Justera andras åtkomstnivåer (visa, kommentera eller redigera);
• Radera dokumentet;
• Överföra ägarskap till en annan användare.

Vilka åtkomstnivåer finns för delade användare?

Användare som får åtkomst till ett delat dokument kan ha olika åtkomstnivåer:

• Visa tillåter användaren att endast se dokumentet utan att redigera eller kommentera. Detta är idealiskt för dem som bara behöver läsa innehållet;

• Kommentera möjliggör för användare att lämna kommentarer men inte redigera själva dokumentet. Detta är användbart för att ge feedback eller förslag utan att ändra texten;

• Redigera ger användare behörighet att göra ändringar i dokumentet. Denna nivå passar dem som samarbetar direkt med innehållet.

Dessa åtkomstalternativ finns också tillgängliga i andra samarbetsplattformar som Dropbox Paper, Notion och andra verktyg som stöder delning av dokument i realtid och redigering.