Arbeta med rå importerad data

I verkliga arbetsmiljöer skapar du sällan dataset från grunden i Excel. Oftast arbetar du med data som kommer från externa källor — CSV-filer, rapporter från system eller data som kopierats från webbplatser. Denna typ av data kallas råimporterad data och är en av de främsta källorna till problem i Excel.

Det största problemet är att Excel inte alltid korrekt känner igen strukturen och datatyperna i importerad data. Även om allt ser korrekt ut visuellt kan datan redan vara "smutsig" i samma ögonblick som du öppnar eller klistrar in den.

Till exempel, när du öppnar en CSV-fil bestämmer Excel automatiskt hur varje kolumn ska tolkas. Ibland gissar programmet rätt, men ofta inte. Siffror kan bli text, datum kan tolkas fel beroende på regionala inställningar och vissa värden kan förlora sitt ursprungliga format.

Att kopiera och klistra in data skapar egna problem. Extra mellanslag dyker ofta upp i början eller slutet av celler, osynliga tecken kan infogas och formateringen kan bli inkonsekvent. Data som kopieras från webbplatser är särskilt problematisk eftersom den kan innehålla dolda HTML-relaterade tecken som inte syns i Excel.

Viktig insikt

Råimporterad data ska aldrig litas på direkt. Innan du använder den bör du alltid anta att: format kan vara inkonsekventa och värden kan tolkas fel.

Det första steget är inte analys — det är att kontrollera och förbereda datan.