Från datamodell till rapportering

Modellen definierar vad som kan kombineras. Om det finns en relationsväg mellan två tabeller kan valfri pivottabell kombinera fält från båda – inga formler behövs. Om ingen väg finns kan kopplingen inte göras.

De tre affärsfrågorna

1. Vilken region genererar mest intäkter?

• Källtabel: Customers;
• Rader: Region;
• Kolumner: Category (Products);
• Värden: Total Sales (measure).

2. Hur utvecklas försäljningen månad för månad?

• Källtabel: Dates;
• Rader: Year, sedan Month Name;
• Värden: Total Sales (measure).

3. Hur jämförs kundsegmenten?

• Källtabel: Customers;
• Rader: Segment;
• Värden: Total Sales, Transaction Count, Average Order Value.

Formatering av värden i pivottabell

Råa siffror i en pivottabell är svårare att läsa än formaterade — särskilt vid delning med intressenter. Använd valutaformatering på alla monetära mått direkt i pivottabellen:

1. Klicka på valfri cell i den måttkolumn du vill formatera;
2. Gå till PivotTable Analyze → Fältinställningar;
3. Klicka på Talformat längst ner i dialogrutan;
4. Välj Valuta, välj lämplig symbol och klicka på OK.

Korrekt sortering av månadsnamn

Månadsnamn är textvärden. Excel sorterar text alfabetiskt som standard — vilket placerar April före Januari och Februari före Mars. I alla tidsbaserade pivottabeller måste detta korrigeras för att datan ska vara meningsfull.

1. Högerklicka på valfritt månadsnamn i radrutan för pivottabellen
2. Välj Sortera → Fler sorteringsalternativ;
3. Välj Stigande för att sortera Januari → December;
4. För full kontroll över ordningen, använd alternativet Manuell för att dra månaderna till rätt sekvens.

Modellen som rapportmotor

Var och en av de tre pivottabellerna hämtar data från olika tabeller i modellen samtidigt. Pivottabell 1 kombinerar Customers, Products och Sales i en enda vy.

Före datamodellering krävdes det VLOOKUP- eller SUMIFS-formler för att kombinera Region, Category och Sales-summor i en tabell, och dessa behövde skrivas om varje gång datan ändrades. Med modellen på plats uppnås samma resultat genom att dra tre fält till en pivottabell — och den uppdateras automatiskt när ny data laddas in.

Uppgift

Din uppgift är att skapa tre pivottabeller, där varje tabell besvarar en specifik affärsfråga. Varje pivottabell måste använda fält från minst två olika tabeller. Skapa varje pivottabell på ett nytt blad och namnge bladet enligt anvisningarna.

Pivottabell 1 — Intäkter per segment och kategori (bladnamn: PT_Task1)

Affärsfråga: Vilket kundsegment genererar mest intäkter, och skiljer sig kategorifördelningen mellan segmenten?

Infoga en modellbaserad pivottabell (Infoga → Pivottabell → Använd den här arbetsbokens datamodell) på ett nytt blad med namnet PT_Task1, och gör sedan följande:

• Lägg till Segment från tabellen Customers i Rader.
• Lägg till Category från tabellen Products i Kolumner.
• Lägg till måttet [Total Sales] från tabellen Sales i Värden.
• Formatera värdena som valuta med två decimaler.

Pivottabell 2 — Månatlig transaktionsräkning (bladnamn: PT_Task2)

Affärsfråga: Hur många beställningar gjordes varje månad, och vilket kvartal hade högst volym?

Infoga en andra modellbaserad pivottabell på ett nytt blad med namnet PT_Task2, och gör sedan följande:

• Lägg till Quarter från tabellen Dates i Rader.
• Lägg till MonthName från tabellen Dates i Rader, under Quarter.
• Lägg till måttet [Transaction Count] från tabellen Sales i Värden.
• Formatera värdena som heltal (inga decimaler).

Verifiera: kvartalssummorna ska motsvara summan av de månatliga värdena för Transaction Count inom det kvartalet. Om de inte gör det, kontrollera att dina rader är korrekt nästlade (Quarter ytterst, MonthName innerst).

Pivottabell 3 — Tre mått per region (bladnamn: PT_Task3)

Affärsfråga: Hur jämför sig de fyra regionerna när det gäller totala intäkter, antal beställningar och genomsnittlig orderstorlek?

Infoga en tredje modellbaserad pivottabell på ett nytt blad med namnet PT_Task3, och gör sedan följande:

• Lägg till Region från tabellen Customers i Rader.
• Lägg till [Total Sales], [Transaction Count] och [Avg Order Value] från tabellen Sales i Värden.
• Formatera Total Sales och Avg Order Value som valuta. Formatera Transaction Count som heltal.