Beroende rullgardinslistor

En beroende rullgardinsmeny är en lista som ändras beroende på vad som valts i en annan cell. Det klassiska exemplet i vår tabell: när en användare väljer Tech i kolumnen Category, ska rullgardinsmenyn Product endast visa Laptop och Phone — inte Chair eller Desk. Om kategorin ändras till Office byts produktlistan ut därefter.

Detta kallas kaskadvalidering — ett val styr nästa.

Logiken bakom

Tricket är att kombinera två saker du redan känner till:

• Namngivna områden — ett per kategori, där varje område pekar på relevant produktlista;
• INDIRECT — för att dynamiskt välja vilket namngivet område som ska användas baserat på cellen för kategori.

Om dina namngivna områden heter Tech och Office, och kategorin väljs i cellen D2, används denna formel i valideringsfältet för Product: =INDIRECT(D2).

Steg-för-steg-instruktioner

Steg 1 — Förbered dina listor på bladet Lists:

• E1: Laptop
• E2: Phone
• F1: Chair
• F2: Desk

Steg 2 — Skapa ett namngivet område för varje kategori:

• Markera E1:E2 → skriv Tech i Namnfältet;
• Markera F1:F2 → skriv Office i Namnfältet.

Steg 3 — Tillämpa validering på Produkt-kolumnen:

1. Markera cellerna i Produkt-kolumnen (E2:E51);
2. Öppna Datavalidering → Inställningar → Lista;
3. I Källa, skriv: =INDIRECT(D2) — där D2 är den första Kategori-cellen;
4. Klicka på OK

En känd begränsning

Om Kategori-cellen är tom har INDIRECT inget att referera till och Excel kommer att visa ett valideringsfel när användaren klickar på Produkt-rullgardinsmenyn. Du kan undertrycka detta genom att markera Ignorera tomma i valideringsregeln för Produkt — behandlas i Section 1, Chapter 5.

Uppgift

1. Testa genom att välja Tech i Kategori — bekräfta att endast Laptop och Phone visas i Produkt-kolumnen;
2. Ändra Kategori till Office — bekräfta att Produkt-listan ändras till Chair och Desk eller kontrollera någon cell i Produkt-kolumnen bredvid värdet Office i Kategori-kolumnen (t.ex. cellen E4);
3. Gå till bladet Lists och lägg till Tablet under Phone i kolumn E;
4. Öppna Formler → Namnhanteraren, hitta det namngivna området Tech och utöka det så att den nya raden (E1:E3) inkluderas;
5. Kontrollera Produkt-rullgardinsmenyn igen — bekräfta att Tablet nu visas.