Типи Даних Та Вміст Комірок

Кожна нова клітинка в Excel за замовчуванням має формат Загальний — універсальний варіант, який намагається вгадати ваші наміри.

П'ять основних типів, які ви будете використовувати найчастіше, і як їх розпізнати з першого погляду:

• Загальний (за замовчуванням): не призначено конкретного формату;
• Текст: вирівнювання по лівому краю — не використовується у розрахунках;
• Число: вирівнювання по правому краю — використовується у розрахунках;
• Грошовий: грошові значення з символом, число з фінансовим форматуванням;
• Дата: календарні дати (зберігаються як цілі числа), дозволяє сортування, віднімання та обчислення часу.

Кожна дата зберігається як ціле число — серійний номер, що рахує дні з 1 січня 1900 року. "Формат дати" — це лише маска відображення поверх цього числа. Саме тому можна віднімати дати, сортувати їх хронологічно та обчислювати різницю в часі.

Оскільки дати — це числа, арифметика з датами — це просто віднімання. =B2-A2, де обидві клітинки містять дати, дає кількість днів між ними. Жодна спеціальна функція не потрібна.

Символ ###

Коли у клітинці відображається ###, значення правильне, але стовпець занадто вузький для його відображення. Це найчастіше трапляється з датами та грошовими значеннями.
Виправлення: двічі клацніть межу стовпця в заголовку, щоб автоматично підігнати ширину, або перетягніть межу вручну для розширення. Самі дані залишаються незмінними.

Що ще може містити клітинка?

Окрім введених значень, клітинки Excel можуть містити ще три типи вмісту — кожен додається через вкладку "Вставлення", група "Ілюстрації":

• Зображення: фото або графіка, вставлені з пристрою або онлайн. Розташовується поверх сітки — не прив'язане до однієї клітинки, якщо не використовується "Розмістити в клітинці" (Excel 365);
• Піктограма: масштабована векторна піктограма з вбудованої бібліотеки Excel. На відміну від зображень, піктограми не залежать від роздільної здатності та можуть змінювати колір. Вставляється через Вставлення → Піктограми;
• Гіперпосилання: клікабельне посилання на URL, файл, електронну адресу або місце в цій самій книзі. Вставляється за допомогою Ctrl+K. Клітинка відображає текст посилання; фактична URL-адреса міститься в цілі посилання. Корисно для посилань на вихідні документи або зовнішні ресурси.

Знайти й Замінити

Функція "Знайти й Замінити" дозволяє виправити весь набір даних за кілька секунд — і враховує ваш поточний вибір, тож можна обмежити дію лише одним стовпцем.

1. Застосування правильних форматів даних
   Відформатуйте кожен стовпець відповідно до його призначення:

   • Client → Text
   • Date → Date (Short Date format)
   • No. of Units → Number
   • Unit Cost → Currency
   • Total Cost → Currency

Після форматування перевірте:

• Текстові значення вирівняні по лівому краю.
• Числа та дати вирівняні по правому краю.

2. Виправлення проблем із відображенням (###)

   • Визначте стовпці, в яких відображається ###
   • Відрегулюйте їх ширину за допомогою AutoFit (двічі клацніть по межі стовпця)

3. Стандартизація даних за допомогою Знайти й замінити

У стовпці Status:

• Замініть усі варіанти написання “Paid” (наприклад, “paid.”, “PAID”) на “Paid”

Використовуйте:

• Ctrl/Cmd + H
• Знайти далі → потім Замінити все

4. Додавання нового стовпця для допоміжного вмісту

Додайте новий стовпець праворуч із назвою: Receipts.

5. Вставка візуальних і посилальних елементів

   • Принаймні в одному рядку: вставте зображення у стовпець Receipts
   • В іншому рядку: вставте піктограму у стовпець Receipts
   • У стовпці Item: додайте гіперпосилання (Ctrl/Cmd + K)