Building a Reusable Model Template

Шаблон для багаторазового використання дозволяє оновлювати той самий дашборд новими даними щомісяця без необхідності повторного створення.

Шість кроків для створення багаторазового шаблону

1. Спочатку перевірте модель

Створюйте шаблон лише для робочої книги, яка вже пройшла перевірку на надійність, зрозумілість, ефективність і готовність. 2. Стандартизуйте всі назви

Перевірте кожну назву таблиці, аркуша та міри. Видаліть усе тимчасове — тестові аркуші, чернеткові позначки, стовпці з назвами "Column1" або "Sheet4". Назви, які були зрозумілими під час створення, часто не мають сенсу для того, хто відкриває файл вперше. Кожна назва має чітко описувати свій вміст. 3. Розширте таблицю дат

Таблиця дат, яка закінчується груднем поточного року, потребує оновлення вже у січні наступного. Розширте її щонайменше на два-три роки вперед від поточного звітного періоду. Це найчастіше пропущений крок, який приносить найбільше проблем із настанням нового року.

Якщо таблиця дат не охоплює дату, яка є у таблиці Sales, міри з часовою логікою даватимуть некоректні результати або порожні значення для цих дат. 4. Сховайте службові аркуші

У фінальному шаблоні вкладка Dashboard — і за бажанням аркуш Notes — мають бути єдиними видимими вкладками. Усі аркуші з сирими даними та зведеними таблицями мають бути приховані. Вони залишаються повністю функціональними; приховування лише прибирає їх із панелі вкладок, щоб користувач шаблону не бачив аркушів, які не слід змінювати.

5. Додайте або оновіть аркуш приміток

Аркуш приміток документує те, що автор знає неявно. Він має містити такі розділи:

• Як оновити: покрокова інструкція щодо оновлення вихідних даних і оновлення Power Pivot;
• Ключові припущення: рішення, прийняті під час побудови моделі, які впливають на інтерпретацію даних;
• Опис аркушів: короткий опис кожного прихованого аркуша — що він містить і навіщо існує;
• Версія шаблону: дата останнього оновлення шаблону — змінюється при кожній модифікації шаблону.

6. Збережіть чисту копію шаблону

Збережіть перевірений, задокументований, зі стандартизованими назвами файл як основний шаблон. Ніколи не вставляйте нові дані безпосередньо у цей файл. Щомісяця відкривайте шаблон, одразу зберігайте його під новою назвою з зазначенням звітного періоду, і працюйте з цією копією. Основний шаблон залишається завжди чистим і придатним для повторного використання.

Завдання

Ваше завдання — перетворити перевірену робочу книгу на багаторазовий шаблон, який можна використовувати для наступного звітного циклу.

Крок 1 — Перевірте, що має залишатися незмінним

Відкрийте робочу книгу та визначте частини, які повинні залишатися стабільними від циклу до циклу.

1. Перелічіть назви таблиць, зв'язки, міри та елементи дашборду, які не повинні змінюватися.
2. Напишіть одним реченням, чому структура повинна залишатися незмінною, поки дані змінюються.

Крок 2 — Очистіть назви

Перегляньте робочу книгу на наявність тимчасових міток або чорнових назв.

1. Перейменуйте будь-який аркуш, таблицю або міру, назва яких звучить тимчасово, незрозуміло або недоопрацьовано.
2. Переконайтеся, що фінальні назви короткі, стабільні та описові.

Крок 3 — Підготуйте таблицю Dates

Перевірте, чи таблиця Dates охоплює достатньо майбутніх дат.

1. Підтвердіть кінцеву дату в таблиці Dates.
2. Якщо вона закінчується занадто рано, продовжте її, щоб не довелося перебудовувати робочу книгу для наступного періоду.
3. Напишіть коротку примітку в робочій книзі з описом охоплення дат.

Крок 4 — Приховайте службові аркуші

Зробіть фінальний шаблон зручнішим у використанні, приховавши внутрішні аркуші.

1. Приховайте аркуші з сирими даними та аркуші PT_.
2. Залиште дашборд видимим, а аркуш Notes залиште видимим, якщо він є частиною передачі.
3. Перевірте, що приховані аркуші все ще існують і робоча книга працює після їх приховування.

Крок 5 — Додайте примітки для передачі

Додайте короткий аркуш Notes, якщо його ще немає.

1. Поясніть, куди потрібно додавати нові дані.
2. Поясніть, як слід оновлювати робочу книгу.
3. Перелічіть усі припущення, які майбутній користувач не повинен порушувати.

Крок 6 — Збережіть копію шаблону

Збережіть очищену робочу книгу як багаторазовий файл шаблону.

1. Дайте файлу зрозумілу назву шаблону.
2. Залиште оригінальну перевірену робочу книгу без змін.
3. Напишіть одним реченням на аркуші Notes, як слід використовувати шаблон наступного разу.