Оновлення, повторне використання та регулярна звітність

Книга, побудована на основі моделі, не потребує повторного створення при зміні даних — достатньо лише оновити дані. Це практична перевага всієї роботи, виконаної в попередніх розділах: замість годин, витрачених на оновлення формул і виправлення зламаних посилань, оновлення дашборду займає лише кілька хвилин.

Нові дані повинні точно відповідати існуючій структурі таблиці — ті ж назви стовпців, той самий порядок, ті ж типи даних і узгоджені ключові значення. Невідповідність стовпців або несподівана порожня клітинка в ключовому стовпці призведе до некоректних результатів після оновлення.

Якщо нові дані містять дати, що виходять за межі поточного кінця таблиці дат, ці рядки не будуть доступні для обчислень із використанням часової аналітики. Перед оновленням переконайтеся, що таблиця дат охоплює повний діапазон нових даних — включаючи нові місяці — і за потреби розширте її.

Оскільки всі зведені таблиці та діаграми використовують одну й ту ж модель даних, одна команда "Оновити все" оновлює всі подання одночасно — щомісячний дашборд, квартальний дашборд та будь-який інший звіт на основі зведених таблиць у цій книзі. Немає потреби оновлювати кожну діаграму чи дашборд окремо.

Завдання

Ваше завдання — виконати повне щомісячне оновлення даних від початку до кінця, дотримуючись семикрокового контрольного списку з теоретичного матеріалу. Кожен крок нижче відповідає пункту цього списку.

Крок 1 — Перевірка вхідних даних

Перейдіть на аркуш NewData. Перед тим як працювати з таблицею Sales, переконайтеся у наступному:

• Заголовки стовпців точно відповідають таблиці Sales: OrderID, OrderDate, CustomerID, ProductID, Quantity, UnitPrice, Total.
• У даних немає порожніх рядків.
• Значення OrderDate є справжніми датами (ліворозташовані текстові дати спричинять проблеми у зв'язках Dates).

Занотуйте: який діапазон дат охоплюють нові дані? Це знадобиться у Кроці 3.

Крок 2 — Додавання нових рядків до таблиці Sales

• Перейдіть на аркуш Sales. Прокрутіть донизу таблиці Sales і знайдіть перший порожній рядок у межах таблиці.
• Поверніться на аркуш NewData. Виділіть усі рядки даних (без рядка заголовків). Скопіюйте їх.
• Клацніть першу порожню клітинку всередині таблиці Sales на аркуші Sales. Вставте.

Перевірте: нові рядки повинні мати чергування кольору рядків таблиці. Якщо цього немає, вставка відбулася поза таблицею. Скасуйте дію та спробуйте ще раз, клацнувши на одну клітинку вище.

Крок 3 — Розширення таблиці Dates

Таблиця Dates наразі закінчується 28 лютого 2025 року. Нові дані містять рядки за березень 2025 року.

• Перейдіть на аркуш Dates. Клацніть першу порожню клітинку у стовпці Date під 28/02/2025, всередині таблиці.
• Додайте по одному рядку на кожен день березня 2025 року. Заповніть стовпці Year, Month, MonthName та Quarter відповідно до існуючого шаблону.

Порада: якщо у наявних рядках використовуються формули для Year, Month і Quarter (наприклад, =YEAR(A2)), продовжте ці формули разом із новими датами, а не вводьте значення вручну.

Переконайтеся, що останній рядок таблиці Dates тепер містить 31/03/2025 (або останню дату з нових даних, якщо вона пізніше).

Крок 4 — Оновлення моделі

• Перейдіть на вкладку Data → натисніть Refresh All.
• Зверніть увагу на повідомлення про помилки або жовті попереджувальні панелі. Якщо їх немає, оновлення пройшло успішно.

Додаткова перевірка: відкрийте вікно Power Pivot і перегляньте кількість рядків у нижній частині перегляду даних Sales. Вона повинна бути більшою, ніж раніше.

Крок 5 — Перевірка результатів

Перейдіть на аркуш Dashboard і дайте відповідь на такі питання:

• Чи відображається березень 2025 року на графіку місячної динаміки?
• Чи збільшилася загальна сума у зведеній таблиці PT_Region (можливо, потрібно тимчасово її відобразити)?
• Чи працюють зрізи Region і Category коректно, без порожніх або неочікуваних значень?

Якщо якась із перевірок не пройдена, поверніться до Кроків 2 і 3 та переконайтеся, що дані вставлені у правильний діапазон таблиці, а таблиця Dates охоплює всі нові дати.

Крок 6 — Завершальна перевірка та збереження

• Переконайтеся, що у жодному списку зрізів немає запису '(blank)'. Порожній запис у зрізі Region або Category означає, що деякі рядки таблиці Sales не мають відповідного CustomerID або ProductID у відповідній таблиці вимірів.
• Знову приховайте всі аркуші PT_, які ви тимчасово відображали.
• Збережіть файл.