Макрос — це записана послідовність дій, яку Excel може відтворювати за запитом. Будь-які повторювані дії — застосування однакового форматування до щомісячного звіту, очищення імпортованих даних, додавання заголовків і підсумків до нової таблиці — можна записати один раз і виконувати за секунди надалі.

Записувач макросів фіксує ваші дії під час їх виконання та автоматично перетворює їх у сценарій для повторного відтворення.

Увімкнення вкладки "Розробник"

Інструменти для запису макросів знаходяться на вкладці "Розробник", яка за замовчуванням прихована.

Щоб увімкнути її:

• Windows: Файл → Параметри → Налаштувати стрічку → позначити Розробник у правій панелі → OK;
• Mac: Excel → Параметри → Стрічка та панель інструментів → позначити Розробник → Зберегти.

Після увімкнення вкладка "Розробник" з'явиться на стрічці з кнопками "Записати макрос", "Макроси" та "Visual Basic".

Зберігання макросів

Перед записом Excel запитує, де зберігати макрос:

Місця зберігання:

• Ця книга: макрос зберігається у поточному файлі — доступний лише коли цей файл відкритий;
• Нова книга: макрос зберігається у новій книзі;
• Особиста книга макросів: макрос зберігається у прихованій книзі (PERSONAL.XLSB), яка автоматично відкривається разом з Excel — завжди доступний у будь-якій книзі.

Запис першої макросу

1. Відкрити таблицю продажів. Клікнути на комірку A1;

2. Перейти до Розробник → Записати макрос (або Вигляд → Макроси → Записати макрос);

3. У діалоговому вікні:

   • Ім'я макросу: FormatHeader (без пробілів — використовуйте підкреслення або camelCase);
   • Клавіша швидкого доступу: Ctrl + Shift + H (оберіть комбінацію, яка ще не використовується в Excel);
   • Зберегти макрос у: Ця книга;
   • Опис: форматування рядка заголовка — жирний шрифт, синя заливка, білий шрифт та автопідбір ширини стовпців.

4. Натиснути OK — починається запис. У рядку стану з’явиться маленька кнопка Зупинити запис;

5. Виконати дії з форматування:

   • Виділити рядок 1 (Shift + Пробіл);
   • Застосувати жирний шрифт: Ctrl + B;
   • Застосувати темно-синю заливку: Головна → Колір заливки → Темно-синій;
   • Застосувати білий шрифт: Головна → Колір шрифту → Білий;
   • Виділити всі стовпці: Ctrl + A;
   • Автопідбір ширини стовпців: Головна → Формат → Автопідбір ширини стовпця.

6. Натиснути Зупинити запис (Розробник → Зупинити запис або кнопка у рядку стану).

Макрос записано.

Запуск макросу

Тестування макросу

Видаліть форматування з рядка 1, потім натисніть Ctrl + Shift + H. Форматування застосовується знову — точно так, як було записано, менш ніж за секунду.

Редагування макросу — короткий огляд

Кожен записаний макрос створює код VBA (Visual Basic for Applications), який можна переглядати та редагувати.

Відкриття редактора Visual Basic: Розробник → Visual Basic (або Alt + F11 на Windows, Opt + F11 на Mac) Записаний макрос FormatHeader виглядає приблизно так:

Sub FormatHeader()
    Rows("1:1").Select
    Selection.Font.Bold = True
    With Selection.Interior
        .Color = RGB(0, 32, 96)
    End With
    Selection.Font.Color = RGB(255, 255, 255)
    Cells.Select
    Cells.EntireColumn.AutoFit
End Sub

Не потрібно знати VBA, щоб користуватися макросами — навіть базові зміни доступні для розуміння. Наприклад, змінити RGB(0, 32, 96) на інший колір або "1:1" на "1:2", щоб форматувати два рядки заголовка — ці невеликі зміни зрозумілі навіть без досвіду програмування.

Збереження книги з підтримкою макросів

Звичайні файли .xlsx не можуть зберігати макроси. Під час збереження книги, що містить макроси, Excel пропонує зберегти у форматі з підтримкою макросів:

• .xlsm — книга Excel з підтримкою макросів (стандартний вибір);
• .xlsb — двійкова книга Excel (швидше відкривається/зберігається для дуже великих файлів, також підтримує макроси).

Запис макросу для форматування

1. Увімкніть вкладку "Розробник", якщо вона ще не відображається.

2. Запишіть макрос з назвою FormatSalesTable, збережений у цій книзі, з комбінацією клавіш Ctrl + Shift + F:

   • Перетворіть дані на таблицю (Ctrl + T) зі стилем на ваш вибір;
   • Застосуйте грошовий формат до стовпця Revenue (Ctrl + Shift + $);
   • Автоматично підберіть ширину всіх стовпців.

Зупиніть запис.